ПОСТАНОВЛЕНИЕ МЭРА ГОРОДА НОВОСИБИРСКА ОТ 01.03.2001 № 333
(ред. от 30.01.2006)
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЭРИИ НОВОСИБИРСКА"
Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа также не опубликован.
МЭРИЯ ГОРОДА НОВОСИБИРСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 марта 2001 г. № 333
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МЭРИИ НОВОСИБИРСКА
(в ред. Постановления мэрии г. Новосибирска
от 30.01.2006 № 111)
В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в мэрии Новосибирска, руководствуясь Уставом города Новосибирска, постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в мэрии Новосибирска (приложение).
2. Руководителям структурных подразделений мэрии, в том числе главам администраций районов города, довести до сведения специалистов Инструкцию по делопроизводству в мэрии Новосибирска.
3. Управлению организационной и кадровой работы мэрии обеспечить методическое руководство по изучению и применению Инструкции по делопроизводству в мэрии Новосибирска.
4. Управлению связи, телекоммуникаций и информатики мэрии до 30.03.2001 разместить электронные шаблоны проектов документов на правовом сервере муниципалитета и провести обучение специалистов правилам пользования шаблонами.
5. Возложить на руководителей структурных подразделений мэрии ответственность за качество подготовки соответствующими подразделениями проектов правовых актов мэра, решений городского Совета.
6. В пункте 4 Постановления мэра от 30.06.98 № 616 "Об использовании в мэрии бланков с воспроизведением герба города Новосибирска" слова "отделом информационно-технического обеспечения управления организационной и кадровой работы мэрии" заменить словами "отделом обучения и внедрения управления связи, телекоммуникаций и информатики мэрии".
7. Признать утратившими силу:
Решение горисполкома от 30.05.79 № 235 "Об утверждении инструкции о делопроизводстве в аппарате исполкома Новосибирского городского Совета";
Постановление мэра от 29.05.92 № 370 "Об утверждении Инструкции "О порядке подготовки и прохождения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов мэрии";
Постановление мэра от 24.11.94 № 1505 "О порядке подготовки, визирования проектов и опубликования распорядительных документов мэра";
Постановление мэра от 26.06.95 № 649-а "О порядке подготовки и создании информационного банка распорядительных документов мэра";
Распоряжение мэра от 15.10.97 № 5515-р "О визировании распорядительных документов мэра".
8. Ответственность за исполнение Постановления возложить на заместителя мэра - директора департамента организации управления и контроля мэрии Жиганова М.Ф.
Мэр
В.Ф.ГОРОДЕЦКИЙ
Приложение
Утверждено
Постановлением
мэра
от 01.03.2001 № 333
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЭРИИ НОВОСИБИРСКА
(в ред. Постановления мэрии г. Новосибирска
от 30.01.2006 № 111)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в мэрии Новосибирска (далее по тексту - инструкция) определяет единые требования к организации делопроизводства, устанавливает правила подготовки, оформления, регистрации, рассылки и хранения документов, организации работы с корреспонденцией в мэрии.
--> примечание.
ГОСТ Р 6.30-97 утратил силу в связи с изданием Постановления Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст. С 01.07.2003 действует ГОСТ Р 6.30-2003.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях мэрии возлагается на их руководителей.
Работники структурных подразделений мэрии несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения.
1.4. Правила и порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения, с обращениями граждан, организации контроля в мэрии, а также подготовки материалов к президиуму мэрии устанавливаются соответствующими постановлениями мэра.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документ должен оформляться на бланке, соответствующем ГОСТу Р 6.30-97.
Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297 x 210 мм) и А5 (210 x 148 мм). Должностные бланки для оформления резолюции изготавливаются на бумаге формата А6 (148 x 105 мм).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.
В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольные (бланки решений, постановлений, распоряжений, приказов, должностные бланки) и угловые (бланки писем). На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
На бланках документов должны быть установлены следующие поля: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 15 мм.
2.1.2. В мэрии применяются гербовые бланки с воспроизведением герба города Новосибирска: общий бланк мэрии, бланки постановления мэрии, распоряжения мэрии, письма мэрии, распоряжения администрации района, приказа администрации района и письма администрации района.
Департаменты, управления, комитеты и самостоятельные отделы мэрии могут иметь гербовые бланки в соответствии с положениями о подразделениях.
Герб города располагается ниже верхнего поля бланка, высота герба составляет 15 мм.
2.1.3. Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом или с использованием средств вычислительной техники.
2.1.4. Бланки решений городского Совета изготавливаются при вводе текста решения с использованием средств вычислительной техники в организационном отделе управления организационной и кадровой работы мэрии (далее по тексту - организационный отдел).
Бланки решений городского Совета не подлежат выдаче.
2.1.5. Бланки постановлений, распоряжений мэрии изготавливаются с использованием средств вычислительной техники в отделе распорядительных документов управления организационной и кадровой работы мэрии (далее по тексту - отдел распорядительных документов).
Бланки постановлений и распоряжений мэрии не подлежат выдаче.
2.1.6. Бланки распоряжений, приказов администрации района изготавливаются типографским способом или с использованием средств вычислительной техники.
Бланки подлежат учету и выдаются под роспись структурным подразделениям администрации района города отделом организационной работы и контроля администрации района города.
2.1.7. Бланки приказов структурных подразделений мэрии изготавливаются с использованием средств вычислительной техники.
Руководитель структурного подразделения мэрии назначает ответственного за учет и выдачу бланков в подразделении.
2.1.8. Бланки писем структурных подразделений мэрии, как правило, изготавливаются с использованием средств вычислительной техники.
2.2. Реквизиты документов
2.2.1. Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, обеспечивающих его юридическую силу.
2.2.2. При оформлении документов мэрии используются следующие реквизиты:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
печать;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.3. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа.
На бланках указывается наименование "мэрия" (за исключением должностных бланков), затем на следующей строке - наименование структурного подразделения мэрии, например:
МЭРИЯ
ДЕПАРТАМЕНТ СТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ
Наименование структурного подразделения мэрии должно соответствовать положению об этом структурном подразделении. На должностном бланке указывается только должность руководителя и наименование структурного подразделения мэрии.
При подготовке документа совместно двумя и более структурными подразделениями (органами), их наименования следует располагать на стандартном листе бумаги, при этом наименование вышестоящих структурных подразделений (органов) размещается над наименованием нижестоящих.
Данный реквизит обязателен для общих бланков, бланков правовых актов (решений, постановлений, распоряжений, приказов), писем, располагается на гербовых бланках ниже герба города.
2.2.4. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения о структурном подразделении мэрии, необходимые при информационных контактах. Справочные данные о структурном подразделении мэрии включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению подразделения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Данный реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже наименования структурного подразделения мэрии.
2.2.5. Реквизит "Наименование вида документа". Виды правовых актов мэра, должностных лиц мэрии установлены Уставом города Новосибирска.
В структурных подразделениях мэрии, кроме правовых актов, оформляются различные виды документов: письма, акты, протоколы, доверенности, служебные записки, заявления, заключения и другие виды документов, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается на бланках правовых актов ниже реквизита "Наименование организации", в протоколе - ниже наименования коллегиального органа, в заявлении, служебной записке - ниже реквизита "Адресат", в акте - ниже реквизита "Гриф утверждения", на остальных документах - от верхнего поля, по центру.
2.2.6. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания (правовой акт, заключение, заявление) или утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол), дата составления (акт).
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является более поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год, начиная с 2000 года, оформляют четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 августа 2000 года следует оформлять - 23.08.2000 (точка не ставится, буква "г." или слово "год" после даты не указываются).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 20 марта 2000 года или 20 марта 2000 г., при этом все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаково. В правовых актах используется цифровой способ оформления даты.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, расположение реквизита зависит от бланка и вида документа.
2.2.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями (органами, организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, расположение реквизита зависит от бланка и вида документа.
2.2.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для писем, располагается на бланке ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
2.2.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу, и оформляется словами "секретно", "конфиденциально" и др.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
2.2.10. Реквизит "Адресат". В качестве адресата документа могут быть организации (органы), их структурные подразделения, должностные или физические лица.
В адресате наименование организации (органа) и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Администрация Центрального
района г. Новосибирска
отдел образования
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:
Начальнику Главного управления
благоустройства и озеленения
А.Е. Ксензову
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Директору муниципального
специализированного совхоза
"Цветы Сибири"
М.В. Балашову
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.
Если документ направляется в несколько структурных подразделений одной организации (органа), то их следует указывать обобщенно, например:
Отделы здравоохранения
администраций районов
города
На копиях правовых актов, направляемых адресатам согласно рассылке, указывается только один адресат: наименование структурного подразделения мэрии (организации, органа) или инициалы и фамилия должностного лица.
--> примечание.
Правила оказания услуг почтовой связи утратили силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. С 01.05.2005 действуют Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 № 1239:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или инициалы и фамилия для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Управление пассажирских
перевозок мэрии
ул. Ленина, 50
г. Новосибирск, 630004
или
Н.Ф. Светлову
ул. Лермонтова, 45, кв. 15
г. Новосибирск, 630264
Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Данный реквизит обязателен для документов, подлежащих рассылке, указывается в правом верхнем углу первого листа документа.
2.2.11. Реквизит "Гриф утверждения". При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
транспорта, связи и дорог
мэрии
_______________ В.А. Кривушкин
(личная подпись)
25.12.2000
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
организации управления
и контроля мэрии
_______________ М.Ф. Жиганов
(личная подпись)
22.01.2001
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ, требующий утверждения, является приложением к правовому акту, то в тексте этого документа используется формулировка "Утвердить" (положение, перечень, план мероприятий, смету и т.д.), гриф утверждения на самом приложении состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" (прописными буквами без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением главы
администрации района
от 12.02.2001 № 42
Примерный перечень документов с грифом утверждения представлен в приложении 1.
Данный реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
2.2.12. Реквизит "Резолюция" является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и включает в себя фамилии исполнителей, содержание указания, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, и дату, например:
В.А. Анисимову
М.Е. Митяеву
Прошу до 10.09.2000 подготовить
проект постановления мэра по
данному вопросу.
Личная подпись
01.07.2000
При наличии нескольких исполнителей, ответственный за исполнение указывается в резолюции первым.
Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.
Резолюция ставится (пишется от руки) на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа. Допускается оформление резолюции на должностном бланке или отдельном листе.
2.2.13. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание текста.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:
постановление мэра "Об утверждении плана границ земельного участка в
Дзержинском районе";
или чего? (кого?), например:
Должностная инструкция главного специалиста отдела информатики.
Заголовок обязателен для всех документов, за исключением писем и документов, оформленных на бланках формата А5, А6.
Заголовок к правовому акту указывается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце. Заголовок не должен превышать пяти строк, для чего допускается продлевать его вплоть до правой границы текстового поля документа. Заголовок к другим документам (протокол, акт, должностная инструкция, заявление и т.д.), а также к таблицам, планам границ, схемам указывается по центру текстового поля документа.
2.2.14. Реквизит "Отметка о контроле" оформляется на всех документах, требующих контроля исполнения, обозначается буквой "К" или штампом "Контроль".
2.2.15. Реквизит "" отражает содержание документа. содержит достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко.
, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
В целях упорядочения организации и работы микрорынков на территории
г. Новосибирска, на основании постановления мэра от 16.07.99 № 825 "О
размещении временных сооружений на территории г. Новосибирска" ...
Тексты документов могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов и подразделов пишутся с прописной буквы по центру текстового поля. Допускается писать прописными буквами наименования разделов. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, и пишутся с абзаца. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.
Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются. При этом абзац может начинаться как с прописной буквы (в конце абзаца ставится точка), так и со строчной буквы (в конце абзаца ставится точка с запятой).
В правовых актах (постановление, приказ), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "прошу", "предлагаю").
В правовых актах коллегиальных органов (решение) текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил").
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: "начальник управления имеет право"; "комиссия установила"; "аналитический центр разработал"; "в состав управления входят ...").
В письмах используют следующие формы изложения текста:
от первого лица множественного числа ("просим направить"; "направляем заключение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает", "комитет считает возможным").
Выбор определенных языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения).
В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие и слова профессионального жаргона исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок.
Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").
Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.
Следует избегать тавтологии (например: "свободная вакансия", "в срок до 10.05.2000").
При построении больших сложных предложений следует учитывать, что его перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т.е. отвечать на один вопрос, например:
Работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку
исполнения поручения, обязан:
проверить наличие сведений о документе в автоматизированной
регистрационно-контрольной картотеке ...
установить непосредственных исполнителей в подразделениях ...
обобщить сведения о ходе исполнения поручения.
В тексте документа (кроме правового акта) следует употреблять или общепринятые сокращения (например: ООО - общество с ограниченной ответственностью, МУ - муниципальное учреждение) или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте (например: ГОР (группа оперативного реагирования)).
Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа, изложено в приложении 2.
Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - цифрами 1, 2, 3 и т.д. Текст сноски после знака всегда должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзаца в конце соответствующей страницы), например:
------------------------------------
1. Информация корректируется ежеквартально.
Если в тексте документа имеется выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слово "Основание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля. Все строки текста основания располагаются вправо от двоеточия после слова "Основание", например:
Основание: письмо-приглашение Ассоциации сибирских и дальневосточных
городов от 10.10.2000 № 845.
При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются вправо от двоеточия.
Примечание: участники конкурса могут использовать свой инструмент (за
исключением электрического).
или
Примечания: 1. Графы 2, 3 заполняются специалистами управления финансов и
налоговой политики мэрии.
2. Графы 5, 6 заполняются специалистами планово-экономического
управления мэрии.
Текст, содержащий информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, оформляется таблицей (штатное расписание, перечень, план мероприятий, отчетно-статистические документы).
Если в тексте документа информация представлена в табличной форме, то в нем делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова "Таблица" и заголовка к ней. Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте, знак "N" после слова "таблица" не ставится, например:
Таблица 2
ТАРИФЫ
на содержание жилищного фонда для населения
Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф, наименование объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы.
Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, то на последующих страницах печатаются номера граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф. Нумерация подзаголовков строк указывается в первой графе. Например:
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они дополняют заголовок. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже в единственном числе. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения. Например:
----T--------------------------------------------------------------¬
¦ № ¦ Сумма задолженности, рублей ¦
¦ п.+----------------------T--------------------T------------------+
¦ ¦по налогу на имущество¦по налогу на прибыль¦ по НДС ¦
+---+----------------------+--------------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L---+----------------------+--------------------+-------------------
Если в графе таблицы суммируются конкретные показатели нескольких граф, то заголовок этой графы начинается со слова "всего" (например: "всего на 2000 год"). В том случае, если в графах таблицы содержатся количественные показатели за определенные периоды времени, то количественный показатель составляет заголовок графы, а указания временных отрезков - подзаголовки, например:
В тексте таблицы переменная информация ставится: существительное - в именительном падеже, глагол - в неопределенной форме.
Если в одной графе таблицы содержание строк повторяется, то при первом повторе в графе пишутся слова "то же" (по центру), а в последующих строках ставится знак - " - (по центру), например:
----T---------------------------------T----------T-----------------¬
¦ № ¦ Мероприятие ¦ Срок ¦ Ответственный ¦
¦ п.¦ ¦исполнения¦ за исполнение ¦
+---+---------------------------------+----------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+---------------------------------+----------+-----------------+
¦1 ¦Сбор информации и подготовка ¦10.01.2001¦Управление ¦
¦ ¦графика проведения балансовой ¦ ¦организационной ¦
¦ ¦комиссии ¦ ¦и кадровой работы¦
¦ ¦ ¦ ¦мэрии ¦
+---+---------------------------------+----------+-----------------+
¦2 ¦Представление мэру на утверждение¦12.01.2001¦ То же ¦
¦ ¦графика проведения балансовых ¦ ¦ ¦
¦ ¦комиссий ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------+----------+-----------------+
¦3 ¦Рассылка графика проведения ¦15.01.2001¦ - " - ¦
¦ ¦балансовых комиссий ¦ ¦ ¦
L---+---------------------------------+----------+------------------
отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается по ширине текстового поля с использованием переносов слов.
При подготовке документов на двух и более листах, второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы.
2.2.16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" может быть оформлен двумя способами:
если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:
Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Новосибирскэнерго" на
5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного
обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31 марта 1999 года № 17 и приложения к нему,
всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная
канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля.
Правила оформления ссылки на приложение к правовому акту изложены в подпункте 3.4.4.
2.2.17. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:
не на бланке:
Начальник правового управления
мэрии личная подпись С.И. Фалеева
при использовании бланка:
Начальник управления личная подпись С.И. Фалеева
при использовании должностного бланка:
личная подпись С.И. Фалеева
При подписании документа несколькими должностными лицами структурных подразделений мэрии их подписи располагают одну под другой (через полуторный межстрочный интервал) в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Заместитель мэра - директор
департамента по социальной
политике мэрии личная подпись Т.Г. Шароглазова
Начальник управления
социальной поддержки
населения мэрии личная подпись В.Н. Серикова
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, не указываются должности лиц, подписывающих документ, например:
Председатель комиссии __________________ А.В. Макашев
(личная подпись)
Члены комиссии: __________________ М.Г. Артемова
(личная подпись)
__________________ П.А. Малов
(личная подпись)
__________________ Ф.П. Фатеев
(личная подпись)
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель мэра Заместитель мэра
_________________ И.А. Люзенков __________________ Н.А. Терехов
(личная подпись) (личная подпись)
При подписании совместных документов подписи должностных лиц располагаются на одном уровне, на всех экземплярах подписи должны быть подлинные.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, располагается под текстом документа (через два межстрочных интервала).
2.2.18. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие руководителя структурного подразделения, органа или организации с содержанием документа.
Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления финансов
и налоговой политики мэрии
________________ А.В. Нестеров
(личная подпись)
05.01.2001
Если согласие выражено в письме, протоколе или другом документе, гриф согласования оформляется со ссылкой на этот документ, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Общественного совета
от 21.09.2000 № 10
Данный реквизит обязателен для документов, подлежащих утверждению, располагается (кроме правовых актов) ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу последнего листа документа или на отдельном листе согласования, в этом случае в документе делается отметка, например: Лист согласования прилагается.
2.2.19. Реквизит "Визы согласования документа" состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность, инициалы и фамилия визирующего) и даты, например:
Начальник планово-экономического
управления мэрии
__________________ С.В. Фуников
(личная подпись)
25.11.2000
При согласовании проекта правового акта на оборотной стороне последнего листа проекта (ниже списка рассылки, до приложений) по центру текстового поля располагают слово "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами, без знаков препинания), далее одну под другой располагают визы в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель мэра личная подпись, дата В.Н. Шумилов
Заместитель мэра - директор
департамента организации
управления и контроля личная подпись, дата М.Ф. Жиганов
Директор департамента
промышленности, науки и
технологий личная подпись, дата Г.С. Пошевнев
Начальник правового
управления личная подпись, дата С.И. Фалеева
При наличии замечаний по проекту правового акта, замечания печатаются на отдельном листе и прилагаются к проекту, а виза оформляется следующим образом:
Заместитель мэра - директор
департамента экономики и
финансов Замечания прилагаются О.В. Молчанова
личная подпись, дата
Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих согласованию.
2.2.20. Реквизит "Печать" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В мэрии используются гербовые печати и простые круглые печати. Размещение герба города Новосибирска на печатях мэрии, структурных подразделений мэрии, в том числе администраций районов города, установлено соответствующим постановлением мэра. Печати с изображением герба города проставляются на документах для подтверждения их подлинности.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать, представлен в приложении 3.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "М. П.".
Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.
2.2.21. Реквизит "Отметка о заверении копии" следует оформлять для заверения соответствия копии документа подлиннику следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", указывается должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, печать, например:
Верно
Начальник архивного отдела -
городского архива личная подпись, дата Ю.А. Стрелков
Копии (ксерокопии) правовых актов заверяются для удостоверения их соответствия подлинникам печатью, предназначенной для заверения копий соответствующих документов (подпункт 6.3.2), заверительная надпись "Верно" не проставляется.
Данный реквизит обязателен для положений, уставов и других видов сброшюрованных документов, а также для документов, выдаваемых из архивного фонда (городского архива). Реквизит располагается ниже удостоверяемого текста документа от левой границы текстового поля или на оборотной стороне сброшюрованного документа.
2.2.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию (без инициалов) исполнителя документа и номер его телефона (без буквы "т." и пробелов (или дефиса) между цифрами номера), например:
Митяев
220062
Исполнителем документа является специалист (руководитель) структурного подразделения мэрии, который разработал данный документ.
При подготовке проектов правовых актов данный реквизит дополняется наименованием структурного подразделения (в правовых актах мэра - департамента, администрации района города, комитета, управления, самостоятельного отдела мэрии; в правовых актах структурных подразделений мэрии - отдела), например:
Говтва
225713
Управление организационной
и кадровой работы
Данный реквизит обязателен для писем, правовых актов, указывается в нижнем углу лицевой стороны (при отсутствии места - на оборотной стороне) последнего листа документа от левой границы текстового поля.
2.2.23. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения мэрии, в котором исполнен документ, например:
Подготовлены предложения. Направлено
письмо от 20.11.2000 № 01-37-1205.
В дело 37.
Личная подпись В.А. Бродский
20.11.2000
Данный реквизит обязателен для документов, исполненных согласно поручениям, располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.
2.2.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Данный реквизит обязателен для входящей корреспонденции, подлежащей регистрации в структурном подразделении мэрии, располагается в правом нижнем углу первого листа текста документа.
3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ
3.1. Виды правовых актов
Решение - правовой акт представительного органа (городского Совета), принимаемый по вопросам его ведения в коллегиальном порядке.
Постановление - правовой акт нормативного характера, принимаемый мэром в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед мэрией, рассчитанный на постоянное, многократное действие (применение).
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных, организационных, кадровых и других текущих вопросов.
Распоряжения издаются в пределах компетенции мэром, главами администраций районов города.
Приказ - правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем структурного подразделения мэрии, в том числе главой администрации района города, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед структурным подразделением.
3.2. Общие требования к правовым актам
Правовые акты разрабатываются на основании и во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Новосибирской области и муниципалитета города Новосибирска, по поручению мэра или в инициативном порядке.
Проекты решений городского Совета, вносимых мэром на утверждение, разрабатываются структурными подразделениями мэрии в соответствии с планом работы городского Совета, утверждаемым главой городского самоуправления на соответствующий квартал, или по поручению мэра.
При разработке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:
законности;
отражения в правовых актах интересов населения;
единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;
планомерности и оперативности подготовки правовых актов;
создания механизма реализации правовых актов.
При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения, при этом поручения должны быть конкретными и реальными. Поставленные в правовых актах вопросы должны быть освещены полно и всесторонне в целях исключения необходимости принятия дополнительных правовых актов в связи с их недоработкой.
Если в связи с принятием правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.
3.3. Заголовок к тексту правового акта
Оформление заголовка к тексту правового акта осуществляется в соответствии с общими требованиями, изложенными в подпункте 2.2.13.
Заголовок к тексту правового акта отвечает на вопрос о чем? (о ком?), например:
Об утверждении плана работы
мэрии Новосибирска на
IV квартал 2000 года
или
Об отпуске Сударевой Н.П.
В заголовке к распоряжениям, приказам о выделении денежных средств указывается денежная сумма и наименование структурного подразделения (организации), которому она выделяется, например:
О выделении 950,0 рубля
департаменту по социальной
политике мэрии
В заголовке к тексту правового акта не допускается использовать аббревиатуру, за исключением распоряжений мэра и приказов руководителей структурных подразделений мэрии о выделении денежных средств, например:
О выделении 10,0 тыс. рублей
ЖСК "Астра"
3.4. Текст правового акта
3.4.1. Общие требования к оформлению текста правового акта изложены в подпункте 2.2.15.
3.4.2. В преамбуле правового акта указываются:
причины, основания, цели составления документа;
ссылки на документы, ранее изданные по данному вопросу, во исполнение которых или в соответствии с которыми принимается документ.
Первая строка преамбулы печатается с абзаца.
В решениях в конце преамбулы ставится запятая, а распорядительная часть начинается с указания наименования коллегиального органа и слова "РЕШИЛ". Слово "РЕШИЛ" печатается прописными буквами, после слова ставится двоеточие, например:
В целях дальнейшего совершенствования городской системы
налогообложения, руководствуясь статьями 15, 39 Федерального закона "Об
общих принципах организации местного самоуправления в Российской
Федерации", пунктом 3 статьи 30 Устава города Новосибирска, городской
Совет РЕШИЛ:
В постановлениях, приказах в конце преамбулы ставится запятая, а распорядительная часть начинается со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ" соответственно. Слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, после слов ставится двоеточие, например:
Учитывая обращение открытого акционерного общества "Новосибирская
городская телефонная сеть" от 04.08.2000 № 857, в соответствии с
постановлением мэра от 15.10.93 № 1121 "О порядке принятия в
муниципальную собственность вновь вводимых и передаваемых
государственными предприятиями инженерных сетей и сооружений
жизнеобеспечения города", руководствуясь статьей 29 Федерального закона
"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской
Федерации",
ПОСТАНОВЛЯЮ:
В распоряжениях в конце преамбулы ставится двоеточие, например:
В связи с прокладкой внутриплощадочных сетей водоснабжения и
канализации, в соответствии с постановлением мэра от 30.06.97 № 606
"Об утверждении порядка проектирования, содержания и охраны зеленых
насаждений в г. Новосибирске":
В преамбуле и тексте документа при ссылке на статью, пункт, подпункт документа после их номера точка не ставится, например:
... руководствуясь статьей 5 Устава города Новосибирска ...
или
... в соответствии с пунктом 2, подпунктом 3.4 распоряжения мэра ...
3.4.3. Текст правового акта может состоять только из распорядительной части (распоряжение мэра о выделении денежных средств, о назначении на должность, об освобождении от должности, отпуске, о командировке; приказ руководителя структурного подразделения мэрии о выделении денежных средств, о приеме на работу, об увольнении, отпуске, о командировке).
Текст приказа, состоящего только из распорядительной части, начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ".
В тексте документа пункты, носящие распорядительный характер, как правило, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить план границ земельного участка ... в Октябрьском районе.
2. Предоставить обществу с ограниченной ответственностью ... в
Октябрьском районе.
Поручения, данные одному исполнителю, перечисляются в одном пункте, например:
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Главному управлению благоустройства и озеленения:
1.1. Выступить заказчиком выполнения работ по текущему содержанию
объектов озеленения.
1.2. Провести конкурс по озеленению среди районов города.
или
4. Управлению здравоохранения мэрии:
обеспечить проведение лечебно-оздоровительных мероприятий в детских
оздоровительных учреждениях;
оказать помощь в подборе и подготовке медицинских кадров.
В случае, если поручение или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания исполнителя в дательном падеже и срока исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения или их руководители. Срок исполнения может быть указан в виде даты (например: до 15.11.2000) или периода времени (например: в течение десяти (указывается прописью) дней), например:
Комитету по земельным ресурсам и землеустройству г. Новосибирска до
01.01.2000 организовать работу по уточнению границ города Новосибирска.
или
Рабочей группе в течение пяти дней проанализировать поступившие
предложения и подготовить проект распоряжения мэра.
3.4.4. При наличии приложения к правовому акту, в тексте документа делается ссылка на это, например:
Комитету по культуре и искусству мэрии обеспечить проведение
праздничных мероприятий согласно приложению.
или
Управлению финансов и налоговой политики мэрии профинансировать
новогодние мероприятия согласно смете (приложение).
Если к правовому акту оформляются несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа (знак "№ " перед числительным не ставится), а ссылка оформляется следующим образом:
... согласно приложению 1.
или
... (приложения 1, 2).
или
... (приложения 2 - 4).
При утверждении положения, структуры, штатного расписания, программы, правил, концепции, состава комиссии (рабочей группы, организационного комитета), сметы и т.д. в правовых актах формулируется соответствующий пункт, например:
Утвердить Положение о порядке ветеринарно-санитарной оценки
сельскохозяйственного сырья (приложение 1).
или
Создать организационный комитет по подготовке праздника Дня города
и утвердить его состав (приложение 2).
или
Утвердить смету расходов на проведение зимней Спартакиады
школьников согласно приложению 3.
Если распоряжение (приказ) называется "О создании комиссии (рабочей группы, организационного комитета и т.д.) по ...", то состав комиссии приводится в тексте документа, а не в приложении, например:
Создать комиссию по проведению коммерческих конкурсов в следующем
составе:
Терехов Н.А. - заместитель мэра - директор департамента по
управлению имуществом г. Новосибирска, председатель.
Члены комиссии:
Моисеев Е.В. - заместитель руководителя комитета по земельным
ресурсам и землеустройству г. Новосибирска;
Новинькова О.М. - начальник юридического отдела департамента по
управлению имуществом г. Новосибирска;
и т.д.
Исключение составляют правовые акты, в которых состав комиссии (рабочей группы, организационного комитета) печатается более чем на четырех листах, в этом случае состав следует оформлять приложением к документу.
3.4.5. В тексте правового акта не допускается использовать формулировку "представить мне на утверждение", необходимо указывать должность лица, которому представляются документы, например: "представить мэру на утверждение ...", "представить главе администрации информацию ...".
В случае создания комиссии для проведения оперативной проверки, подготовки предложений по какому-либо вопросу, в тексте правового акта необходимо указать дату представления материалов и должность лица, которому эти материалы должны быть представлены, например:
Комиссии до 10.11.2000 представить мэру информацию о результатах
проверки.
Если решение какого-либо вопроса входит в компетенцию городского Совета, то в текст распоряжения (постановления) мэра включается пункт следующего содержания:
Вынести на утверждение городского Совета Положение о ....
При вступлении в силу документа с определенной даты, в тексте документа указывается эта дата, например:
Решение вступает в силу с 01.01.2001.
или
Установить с 20.11.2000 стоимость ...
или
Ввести с 01.09.2000 в штатное расписание ...
или
Утвердить и ввести в действие с 01.10.2000 правила ...
Если правовой акт вступает в силу со дня опубликования, в этом случае в текст включается пункт в следующей редакции:
Постановление вступает в силу со дня опубликования.
Если правовой акт должен быть опубликован, то в его текст включается пункт следующего содержания:
Опубликовать решение в газете "Вечерний Новосибирск".
или
Пресс-центру мэрии опубликовать постановление в газете "Вечерний
Новосибирск".
Если необходимо проинформировать население о каком-то мероприятии, то в текст правового акта включается пункт следующего содержания:
Пресс-центру мэрии довести до сведения жителей города информацию
о ...
В тексте правового акта не допускается использовать аббревиатуру, за исключением распоряжений мэра и приказов руководителей структурных подразделений мэрии о выделении денежных средств.
В тексте правового акта о выделении денежных средств должны быть указаны:
наименование структурного подразделения, выделяющего денежные средства;
выделяемая сумма (указывается цифрами с точностью до десятой после запятой);
наименование структурного подразделения (организации), получающего бюджетное финансирование;
источник финансирования (бюджет города, внебюджетные средства);
назначение платежа с указанием кодов бюджетной классификации (функциональной классификации, прямых получателей бюджетных средств, целевой статьи расходов, вида расходов, экономической классификации).
Например:
Управлению финансов и налоговой политики мэрии выделить 8500,0
рубля комитету по делам молодежи мэрии в счет бюджетных ассигнований
2001 года комитета по делам молодежи мэрии по кодам бюджетной
классификации: ФКП ..., ППП ..., КЦСР ..., КВР ..., ЭКР ... для
оплаты ...
или
Управлению финансов и налоговой политики мэрии выделить 15,0 тыс.
рублей департаменту по социальной политике мэрии в счет бюджетных
ассигнований 2001 года Программы социальной поддержки населения города
Новосибирска по кодам бюджетной классификации: ФКП ..., ППП ...,
КЦСР ..., КВР ..., ЭКР ... для оказания ...
или
Управлению финансов и налоговой политики мэрии выделить 240,5 рубля
административно-хозяйственному управлению мэрии из бюджета города по
статье "Резервные фонды" для ...
или
Управлению финансов и налоговой политики мэрии выделить из
внебюджетных средств 3,0 тыс. рублей для оплаты ...
При выделении средств организациям, финансируемым не из бюджета города, указываются банковские реквизиты организаций, например:
Средства перечислить (наименование организации) ИНН ... на
расчетный счет № в ... (банк), корр. счет № ..., БИК ...
Если в тексте документа указываются два наименования организации (ранее принятое и новое), то одно из них пишется в скобках, например:
... Новосибирское инструментальное производственное объединение (в
настоящее время - открытое акционерное общество "Новосибирский
инструментальный завод") ...
3.4.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указывается должность, фамилия и инициалы лиц, на которых возлагается ответственность (контроль) за исполнение правового акта.
Ответственность (контроль) за исполнение правовых актов возлагается, как правило:
в решениях городского Совета - на заместителя председателя городского Совета, председателей постоянных комиссий городского Совета;
в постановлениях, распоряжениях мэра - на заместителей мэра, глав администраций районов города;
в распоряжениях, приказах глав администраций районов города - на заместителей глав администраций;
в приказах руководителей структурных подразделений мэрии - на руководителей структурных подразделений, входящих в их структуру.
Например:
Контроль за исполнением решения возложить на заместителя
председателя городского Совета Пушкина А. А.
или
Ответственность за исполнение постановления возложить на
заместителя мэра - директора департамента организации управления и
контроля мэрии Жиганова М.Ф.
Фамилию и инициалы необходимо располагать на одной строке без переноса инициалов на другую строку.
Должностное лицо, подписывающее правовой акт, может оставить за собой контроль за исполнением документа, например:
Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.
3.4.7. В конце текста правового акта оформляется реквизит "Подпись" в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 2.2.17, например:
Мэр В.Ф. Городецкий
или
Глава администрации В.П. Шапошников
или
Директор департамента В.А. Бродский
На последней странице текста правового акта (при отсутствии места - на оборотной стороне листа) в соответствии с подпунктом 2.2.22 оформляется реквизит "Отметка об исполнителе".
Текст распорядительной части правового акта, как правило, не должен превышать пяти страниц. Листы правового акта и проекта к нему скрепляются канцелярской скрепкой (не допускается скреплять степлером).
3.5. Приложение к правовому акту
3.5.1. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, правила, инструкция, структура и штатное расписание подразделения, план мероприятий, график, смета и т.д.) или дополняют, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.).
В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" и указывается наименование правового акта, его дата и регистрационный номер, например:
Приложение
к приказу директора
департамента
от 15.08.2000 № 323
При утверждении приложения к правовому акту оформляется реквизит "Гриф утверждения" в соответствии с подпунктом 2.2.11.
Приложение к правовому акту должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова "ПОЛОЖЕНИЕ", "ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ", "СТРУКТУРА", "ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ", "СОСТАВ", "СМЕТА" и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке.
При подготовке приложений к правовому акту на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельная.
Проект приложения к правовому акту должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ. Виза руководителя ставится в левом нижнем углу последнего листа приложения (при отсутствии места - на оборотной стороне листа) и оформляется в соответствии с подпунктом 2.2.19.
Штатное расписание согласовывается с начальником управления финансов и налоговой политики мэрии, для этого в левом нижнем углу последней страницы текста оформляется реквизит "Гриф согласования документа" в соответствии с подпунктом 2.2.18.
Приложение к правовому акту заканчивается чертой длиной 3 см, выполненной жирным шрифтом и расположенной по центру текстового поля на расстоянии двух межстрочных интервалов от текста.
В тексте приложений к правовому акту допускается использовать жирный шрифт и курсив при печатании заголовков, подзаголовков, курсив - для отдельных слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте не допускается.
Приложения к правовому акту по форме изложения текста можно разделить на три группы:
текстовое приложение;
приложение, оформленное в виде таблиц;
графическое приложение.
Текстовое приложение может дополняться информацией, представленной в табличной форме, графиками, диаграммами.
3.5.2. В виде текстового приложения оформляется положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.
Текстовое приложение начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.
Если документ содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с таким документом составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) печатается на отдельном (титульном) листе, затем оформляется содержание к тексту документа. Общее количество листов в документе считается, начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается.
При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий, целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие печатается курсивом, а расшифровка к нему печатается строчными буквами, например:
классификатор - систематизированный свод наименований и кодов
классификационных группировок и(или) объектов классификации.
Если текстовое приложение необходимо дополнить каким-то справочным материалом (методика, таблица; форма заявления, бланка и др.), то он оформляется как приложение, например:
Приложение 2
к Техническому заданию
на разработку единого
программного продукта
"Субсидии"
ДАННЫЕ
единого программного продукта "Субсидии"
В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение.
Приложение к текстовому приложению помещают сразу после текста приложения.
Тексты положений, регулирующих деятельность структурных подразделений, состоят из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Основные функции
4. Права
5. Организация работы
6. Финансирование
В методиках расчета приводятся формулы для расчета, пояснения параметров формул с указанием единиц измерения и дается порядок расчета, например:
Расчет арендной платы за нежилые помещения производится по
следующей формуле:
Ап = S x Рб x Кз x Кп x Кд,
где: Ап - арендная плата, рублей;
S - площадь арендуемого помещения, кв. м;
Рб - базовая ставка для расчета годовой арендной платы, рублей за
1 кв. м в год;
Кз - коэффициент, характеризующий место расположения арендуемого
помещения
и т.д.
3.5.3. В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.
Основные требования к оформлению таблиц изложены в подпункте 2.2.15.
В план мероприятий, как правило, включается мероприятие, срок исполнения и ответственный за исполнение (или исполнитель), например:
ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ
по работе со студенческой молодежью г. Новосибирска до 2002 года
----T--------------------------------T-------------T-----------------¬
¦ № ¦ Мероприятие ¦ Срок ¦ Ответственный ¦
¦ п.¦ ¦ исполнения ¦ за исполнение ¦
+---+--------------------------------+-------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+--------------------------------+-------------+-----------------+
¦1 ¦Проведение конкурса студенческих¦Ежегодно, ¦Комитет по делам ¦
¦ ¦проектов по социально- ¦октябрь - май¦молодежи мэрии ¦
¦ ¦экономическим вопросам развития ¦ ¦(комитет по ДМ) ¦
¦ ¦г. Новосибирска ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------+-------------+-----------------+
¦2 ¦Проведение конкурса на лучшую ¦Постоянно ¦Комитет по физи- ¦
¦ ¦организацию массовой спортивной ¦ ¦ческой культуре ¦
¦ ¦работы среди учебных заведений ¦ ¦и спорту мэрии ¦
¦ ¦ ¦ ¦(комитет по ФиС),¦
¦ ¦ ¦ ¦комитет по ДМ ¦
L---+--------------------------------+-------------+------------------
В графе "Мероприятие" указывается содержание мероприятия, при этом существительное употребляется в именительном падеже.
Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.12.2000) или периода времени (например: IV квартал; в течение апреля; март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без года).
Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2000 г.; ежегодно, май - июнь; 2001 - 2004 гг.; постоянно; IV квартал 2001 г.
В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование структурного подразделения (организации) или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается указывать сокращенное наименование структурных подразделений (организаций). Сокращенное наименование должно быть указано в скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.
План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат, источник финансирования. В графе "Сумма затрат" после слова "затрат" через запятую указывается единица измерения (например: рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма (без единицы измерения) и, если необходимо, то периодичность поступления средств (например: 200,0, ежегодно; 30,0, ежемесячно).
В графе "Источник финансирования" указывается запланированный источник денежных средств (бюджет города, бюджетные ассигнования) или предполагаемый источник финансирования (внебюджетные средства, средства организаций, спонсоров).
В заголовке к штатному расписанию указывается наименование структурного подразделения мэрии, например:
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
комитета по делам молодежи мэрии
В штатном расписании структурного подразделения мэрии указывается:
наименование структурных подразделений и должностей (без сокращений);
количество штатных единиц;
коэффициент кратности к величине минимального оклада муниципального служащего (для муниципальных служащих);
тарифный коэффициент (для работников, не относящихся к муниципальным служащим).
Например:
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
(наименование структурного подразделения)
----T--------------------------------T----------T-------------------¬
¦ № ¦ Наименование структурных ¦Количество¦Коэффициент крат- ¦
¦ п.¦ подразделений и должностей ¦ штатных ¦ности к величине ¦
¦ ¦ ¦ единиц ¦минимального оклада¦
¦ ¦ ¦ ¦муниципального ¦
¦ ¦ ¦ ¦служащего ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦1 ¦Должность руководителя ¦ 1 ¦ 1,0 ¦
¦ ¦структурного подразделения ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦2 ¦Специалист 1 категории ¦ 1 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦ Итого: ¦ 2 ¦ 2,0 ¦
+------------------------------------+----------+-------------------+
¦ Отдел (наименование) ¦
+---T--------------------------------T----------T-------------------+
¦3 ¦Начальник отдела ¦ 1 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦4 ¦Заместитель начальника отдела ¦ 1 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦5 ¦Главный специалист ¦ 2 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦ Итого: ¦ 4 ¦ 4,0 ¦
+------------------------------------+----------+-------------------+
¦ Отдел (наименование) ¦
+---T--------------------------------T----------T-------------------+
¦6 ¦Начальник отдела ¦ 1 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦7 ¦Главный специалист ¦ 1 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦8 ¦Специалист 1 категории ¦ 2 ¦ 1,0 ¦
+---+--------------------------------+----------+-------------------+
¦ Итого: ¦ 4 ¦ 4,0 ¦
+------------------------------------+----------+-------------------+
¦ Всего: ¦ 10 ¦ 10,0 ¦
L------------------------------------+----------+--------------------
Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого структурного подразделения и всего по штатному расписанию.
Если в штатном расписании структурного подразделения мэрии предусмотрены штатные единицы муниципальных служащих и работников, не относящихся к муниципальным служащим, то оформляется таблица с заголовком "Работники, не относящиеся к муниципальным служащим". При этом заголовки граф 1 - 3 таблицы повторяются, а в графе 4 указывается новое наименование "Тарифный коэффициент".
Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета, координационного совета, общественного совета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления и начинается с заголовка, в котором указывается наименование коллегиального органа, например:
СОСТАВ
комиссии по вопросам банкротства организаций-должников
При оформлении состава коллегиального органа для каждого его члена указывается:
фамилия, имя, отчество (допускается указывать инициалы);
занимаемая должность;
обязанности в составе коллегиального органа (председатель, заместитель председателя, секретарь, член коллегиального органа).
При оформлении состава коллегиального органа сначала указываются фамилии руководителей (председатель, его заместители), секретаря, затем фамилии членов коллегиального органа (располагаются в алфавитном порядке), например:
СОСТАВ
комиссии (наименование)
Шумилов Владимир Николаевич - первый заместитель мэра, председатель;
Бродский Валерий Аркадьевич заместитель мэра - директор департа-
мента образования, культуры, спорта и
молодежной политики мэрии, замести-
тель председателя;
Алискина Нина Ивановна - заместитель начальника управления об-
разованием мэрии, секретарь.
Члены комиссии:
Гайдуков Николай Николаевич - начальник управления по борьбе с неза-
конным оборотом наркотиков УВД
Новосибирской области (по согласова-
нию);
Ершов Алексей Викторович - председатель комитета по делам моло-
дежи мэрии;
Козлов Николай Филиппович - начальник отдела общественной безопас-
ности мэрии;
Самохина Лидия Кирилловна - председатель комитета по связям со
средствами массовой информации - ру-
ководитель пресс-центра мэрии.
и т.д.
Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся представителями структурных подразделений мэрии, муниципальных унитарных предприятий и учреждений, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа, после указания должности этих представителей в скобках указывается "(по согласованию)".
Если для работы в коллегиальном органе, кроме постоянных его участников, для рассмотрения определенных вопросов приглашаются руководители, специалисты структурных подразделений мэрии, в текст правового акта включается пункт в следующей редакции:
В работе комиссии принимает участие глава администрации района
города при рассмотрении вопросов, затрагивающих интересы
соответствующего района города.
3.5.4. В виде графического приложения к правовым актам оформляется структура структурного подразделения мэрии, план границ земельного участка, график, диаграмма и т.д.
При оформлении структуры структурного подразделения мэрии указываются полные наименования структурных подразделений и организационные связи между ними, обозначаемые линиями или стрелками.
Связь между структурными подразделениями, находящимися в прямом подчинении у руководителя структурного подразделения мэрии, показывается сплошной линией, связь со структурными подразделениями, организациями, находящимися под оперативным руководством, - пунктирной, при этом оформляются условные обозначения, например:
СТРУКТУРА
(наименование структурного подразделения мэрии)
---------------------¬
¦ Должность ¦
¦ руководителя ¦
L----------T----------
---------------------+-------------------¬
-------+--------¬
--------+-------¬
¦ Должность ¦ ¦ ¦ Должность ¦
¦ заместителя +-¬ --+ заместителя ¦
¦ руководителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ руководителя ¦
L---------------- ¦ ¦ L----------------
----------------¬ ¦ ¦ ¦ ----------------¬
¦ Наименование ¦ ¦ ¦ ¦ Наименование ¦
¦ структурного +-+ ¦ +-+ структурного ¦
¦ подразделения ¦ ¦ ¦ ¦ подразделения ¦
L---------------- ¦ ¦ ¦ L----------------
----------------¬ ¦---------+--------¬¦ ----------------¬
¦ Наименование ¦ ¦¦ Наименование ¦¦ ¦ Наименование ¦
¦ структурного +--¦ подразделения ¦L-+ структурного ¦
¦ подразделения ¦ ¦ ¦ ¦ подразделения ¦
L---------------- L------------------ L----------------
3.6.1. К правовому акту оформляется рассылка, представляющая собой список адресатов (должностные лица, структурные подразделения, органы, организации города), которым направляется принятый правовой акт.
Фамилия должностного лица в списке рассылки к правовым актам указывается в дательном падеже, наименования структурных подразделений мэрии, организаций - в именительном. Наименование структурных подразделений мэрии, органов, организаций допускается указывать с учетом общепринятых сокращений, например: УФиНП, Горкомзем, ОАО "НГТС", ЖСК "Комфорт".
Каждому адресату в списке рассылки к правовым актам присваивается порядковый номер. Тираж указывается только для тех адресатов, кому предусмотрено направить более одного экземпляра правового акта, например:
Разослать:
1. Прокуратура города
2. Администрация Новосибирской области - 2 экз.
3. Т.Г. Шароглазовой
4. Управление социальной поддержки населения
5. УФиНП
6. Администрации районов - 10 экз.
7. Пресс-центр
8. Общественная приемная
Если копия правового акта будет передана адресату специалистом структурного подразделения мэрии, подготовившего правовой акт, то напротив соответствующего адресата делается ссылка, например:
1. ЗАО "НХБК" - ч/з ГУАиГ
Для членов коллегиальных органов в рассылке к правовым актам предусматриваются экземпляры копий документа, которые указываются следующим образом:
1. Членам комиссии - 12 экз.
или
1. Членам совета - 25 экз. (ч/з ПЭУ)
3.6.2. В рассылку к правовым актам включаются следующие обязательные адресаты:
для решений городского Совета - прокуратура города Новосибирска, председатель городского Совета, правовое управление мэрии, пресс-центр мэрии, отдел контроля, отдел распорядительных документов;
для постановлений мэра - прокуратура города Новосибирска, администрация Новосибирской области (2 экз.);
для распоряжений глав администраций районов города - прокуратура соответствующего района города, городской архив (городскому архиву копии распоряжений передаются сброшюрованными за полугодие).
3.6.3. В рассылку к постановлениям, распоряжениям мэра должны быть включены:
обязательные (для постановлений мэра) адресаты;
структурные подразделения мэрии, организации, которым в тексте правового акта даются поручения;
должностные лица, на которых возлагается ответственность (контроль) за исполнение правового акта;
заместители мэра, директора департаментов, курирующие вопросы, рассматриваемые в тексте правового акта;
администрации районов города (правовые акты, затрагивающие интересы района);
правовое управление мэрии (нормативные правовые акты);
управление финансов и налоговой политики мэрии (правовые акты, в которых предусмотрено финансирование);
планово-экономическое управление мэрии (правовые акты, в которых предусмотрены вопросы, касающиеся капитальных вложений);
пресс-центр мэрии (правовые акты по вопросам городского значения, затрагивающие интересы граждан);
общественная приемная мэра (правовые акты, затрагивающие интересы граждан; правовые акты, подготовленные по поручениям, данным на личном приеме);
управление организационной и кадровой работы мэрии, организационный отдел (правовые акты о мероприятиях, проводимых мэрией);
отдел кадров мэрии (правовые акты об утверждении положения, структуры, штатного расписания структурного подразделения мэрии и изменения к ним);
отдел общественной безопасности мэрии (правовые акты о проведении в городе массовых мероприятий).
3.6.4. В рассылку к распоряжениям, приказам главы администрации района город должны быть включены:
обязательные (для распоряжений главы администраций района города) адресаты;
структурные подразделения администрации района города, организации, которым в тексте правового акта даются поручения;
заместители главы администрации района города, курирующие вопросы, рассматриваемые в тексте правового акта;
должностные лица, на которых возлагается ответственность (контроль) за исполнение правового акта;
управление финансов и налоговой политики, бухгалтерия администрации района города (правовые акты, в которых предусмотрено финансирование).
3.6.5. В рассылку к приказам руководителей структурных подразделений мэрии должны быть включены:
структурные подразделения, которым в тексте приказа даются поручения;
должностные лица, на которых возлагается ответственность (контроль) за исполнение приказа.
Приказы руководителей структурных подразделений мэрии по кадровым вопросам (прием, увольнение, отпуск, командировка и т.д.) не рассылаются. Работник знакомится с подлинником приказа под роспись.
3.6.6. Список рассылки к правовому акту оформляется в верхней части оборотной стороны последнего листа текста правового акта (до виз согласования) и начинается со слова "Разослать". При большом количестве адресатов допускается оформлять список рассылки на отдельном листе.
Ответственность за правильность определения списка и тиража рассылки правового акта несет руководитель структурного подразделения мэрии, подготовившего проект документа.
3.7. Порядок согласования и проведение правовой экспертизы
проектов правовых актов
3.7.1. Согласование проектов правовых актов проводится для оценки целесообразности принятия документа, его соответствия действующему законодательству.
Согласование проекта правового акта осуществляется путем его визирования, которое оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 2.2.19.
Проекты правовых актов до представления на подпись должны быть согласованы должностными лицами заинтересованных структурных подразделений, органов и организаций.
Срок согласования проекта правового акта у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех дней, в исключительных случаях - пяти дней (при анализе правовых актов большого объема, содержащих приложения в виде положений, концепций, программ, планов и т.п.).
Имеющиеся замечания по проекту правового акта или его отдельным пунктам излагаются на отдельном листе (заключение), который прилагается к проекту, с обоснованием возражений.
При внесении в процессе согласования в проект правового акта изменений принципиального характера, он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.
Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект были внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Несогласованные проекты правовых актов на подпись не представляются.
В случае несогласия руководителя структурного подразделения мэрии, подготовившего проект правового акта, с замечаниями, к проекту прилагается служебная записка с обоснованием причин невнесения изменений в текст правового акта и заключение с изложением разногласий.
Разногласия по проекту правового акта рассматриваются лицом, подписывающим правовой акт.
3.7.2. Проекты решений городского Совета, подготовленные структурными подразделениями мэрии, должны быть согласованы с мэром или, по его поручению, заместителем мэра.
К проекту решения городского Совета прилагается:
оценка его соответствия действующему законодательству в виде визы или заключения правового управления мэрии;
финансово-экономическое обоснование и согласование с управлением финансов и налоговой политики мэрии, с постоянной комиссией городского Совета по бюджету, финансовой и налоговой политике, если реализация решения требует финансовых затрат;
решение профильной постоянной комиссии городского Совета о результатах рассмотрения проекта с обоснованием необходимости его принятия.
К проекту решения может прилагаться оценка экспертов ожидаемых социально-экономических и иных последствий его применения.
3.7.3. Проекты правовых актов мэра (постановления и распоряжения) визируются руководителями структурных подразделений мэрии, а также руководителями органов (организаций), имеющих отношение к данному вопросу, в следующей последовательности:
руководителем структурного подразделения мэрии, подготовившего проект;
главой администрации района города при решении вопросов, затрагивающих интересы района;
руководителями структурных подразделений мэрии, в компетенции которых согласно положениям о них находятся поставленные вопросы;
руководителями структурных подразделений мэрии, подведомственных организаций, которым данным правовым актом предусмотрены поручения, а также руководителями заинтересованных организаций и служб;
начальником управления финансов и налоговой политики мэрии при наличии в правовом акте финансовых вопросов (до согласования проекта правового акта с начальником управления финансов и налоговой политики мэрии к правовому акту необходимо получить заключение главного бухгалтера и начальника отраслевого отдела управления финансов и налоговой политики мэрии);
начальником планово-экономического управления мэрии при наличии в правовом акте вопросов, касающихся капитальных вложений (за счет бюджетных и внебюджетных средств);
заместителем мэра в соответствии с распределением обязанностей, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект;
начальником правового управления мэрии;
начальником отдела распорядительных документов;
заместителем мэра - директором департамента организации управления и контроля мэрии.
Проекты распоряжений мэра о выделении денежных средств, погашении кредиторской задолженности, подготовленные управлением финансов и налоговой политики мэрии, согласовываются только с начальником управления финансов и налоговой политики мэрии.
Заместителем мэра - директором департамента организации управления и контроля мэрии и начальником отдела распорядительных документов визируются правовые акты мэра, выведенные на бланк.
По отдельным вопросам список должностных лиц и руководителей органов и организаций, визирующих проекты правовых актов мэра, утверждается специальным правовым актом мэра.
3.7.4. Проекты правовых актов глав администраций районов города (распоряжения и приказы) согласовываются с руководителями структурных подразделений администрации района и организаций, имеющих отношение к данному вопросу, в следующей последовательности:
руководителем структурного подразделения администрации района, подготовившего проект;
руководителями структурных подразделений администрации района, в компетенции которых согласно положениям о них находятся поставленные вопросы;
руководителями структурных подразделений администрации района, которым данным правовым актом предусмотрены задания или поручения, а также руководителями заинтересованных служб;
начальником управления финансов и налоговой политики администрации района и главным бухгалтером администрации района при наличии в правовом акте финансовых вопросов;
заместителем главы администрации района в соответствии с распределением обязанностей, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект;
начальником юридического отдела администрации района;
начальником отдела организационной работы и контроля администрации района;
заместителем главы администрации района по организационным вопросам.
Заместителем главы администрации района по организационным вопросам и начальником отдела организационной работы и контроля администрации района визируются правовые акты главы администрации района, выведенные на бланк.
3.7.5. Проекты приказов руководителей структурных подразделений мэрии согласовываются в следующей последовательности:
руководителем структурного подразделения, относительно которого издается приказ;
главным бухгалтером подразделения при наличии в правовом акте финансовых вопросов;
с юридической службой данного структурного подразделения.
3.7.6. При согласовании проектов правовых актов правовое управление мэрии (юридический отдел структурного подразделения мэрии) проводит правовую экспертизу. При проведении правовой экспертизы проект правового акта подлежит оценке с точки зрения:
соответствия Конституции Российской Федерации и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, Новосибирской области, муниципалитета;
необходимости (целесообразности) его принятия;
соответствия содержания и вида акта компетенции мэрии;
отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;
наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта и обеспечивающих эту реализацию;
наличия указаний об изменении или отмене положений действующих правовых актов равной юридической силы в случае вступления представленного проекта в противоречие с ними;
соблюдения правил юридической техники.
Объем представленных материалов должен быть достаточен для проведения экспертизы. К проекту нормативного правового акта прилагаются:
правовые акты, другие документы, послужившие основанием для подготовки проекта;
правовые акты и другие документы, на которые в проекте сделаны ссылки;
правовые акты, подлежащие изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;
другие документы, необходимость которых предусмотрена действующим законодательством.
В случае, если проект правового акта, представленный на экспертизу, не прошел процедуру согласования или представлены не все необходимые материалы, то он возвращается исполнителю для устранения выявленных недостатков.
В случае необходимости по результатам правовой экспертизы проектов правовых актов составляется письменное заключение.
При проведении правовой экспертизы проектов правовых актов соблюдаются сроки, указанные в подпункте 3.7.1. В случае необходимости срок экспертизы проектов правовых актов может быть продлен начальником правового управления мэрии.
Согласованные со структурными подразделениями мэрии проекты решений городского Совета должны поступать в правовое управление мэрии для проведения правовой экспертизы не позднее двадцати дней до начала очередной сессии.
Экспертиза проектов правовых актов осуществляется в порядке их поступления.
По результатам согласования и правовой экспертизы проекта правового акта должностному лицу, ответственному за подготовку проекта, необходимо принять меры по доработке проекта или приостановке дальнейшей разработки и рассмотрения проекта.
3.8. Внесение изменений, дополнений в правовые акты
3.8.1. Внесение изменений, дополнений и отмена правовых актов производится правовым актом равной юридической силы.
В заголовке к правовому акту о внесении изменений или дополнений в ранее принятый правовой акт указывается его дата, регистрационный номер и наименование, например:
О внесении изменений в постановление мэ-
ра от 04.11.99 № 1481 "О реконструкции
жилого дома № 10 по проспекту Дзержин-
ского в Дзержинском районе"
или
О внесении изменений в состав комиссии,
утвержденный распоряжением мэра от
31.12.98 № 8029-р "О создании комиссии
проведению коммерческих конкурсов"
или
О внесении дополнений в распоряжение мэра
от 10.04.2000 № 959-р "О выделении 200,0
тыс. рублей на льготную подписку"
Если вносятся изменения (дополнения) одновременно в несколько правовых актов, то допускается указывать в заголовке к правовому акту только дату и регистрационный номер каждого правового акта, например:
О внесении изменений в распоряжения
мэра от 14.12.99 № 1550-р, от 17.12.99
№ 5719-р
Если в текст правового акта одновременно вносятся и изменения, и дополнения, то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции:
О внесении изменений и дополнений в
постановление мэра от 01.12.97 № 1060
"О создании юридического Совета мэрии"
Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или частично) или он отменяется, то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции:
О признании утратившим силу поста-
новления мэра от 15.08.99 № 955 "Об
использовании здания по адресу: ул. Но-
восибирская, 12"
или
О признании утратившими силу пунктов
1, 3, 5 постановления мэра от 14.08.98
№ 787 "О размещении транспортных
средств, задержанных за нарушение
Правил дорожного движения"
или
Об отмене распоряжения мэра от
04.08.2000 № 3155-р "О целевом погаше-
нии задолженности"
3.8.2. В преамбуле к правовому акту указывается основание, причины внесения изменений (дополнений), например: "На основании решения городского Совета ...", "В связи с уточнением размера задолженности ...", "В связи с кадровыми изменениями ...", "В целях совершенствования и рационального расходования бюджетных средств ...".
3.8.3. Распорядительная часть правового акта, как правило, начинается со слов: "Внести изменения в ..." или "Внести следующие изменения в ...", затем указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование правового акта, в который вносятся изменения.
Если в наименование и текст правового акта необходимо внести новое наименование организации (коллегиального органа), которое неоднократно упоминается в тексте правового акта, то пункт излагается в следующей редакции:
Внести изменения в решение горисполкома от 08.04.91 № 232 "О предос-
тавлении Новосибирскому инструментальному производственному объединению
земельного участка для строительства жилого дома, трансформаторной под-
станции и детского сада-ясель в Октябрьском районе", заменив в наименовании
и тексте слова "Новосибирское инструментальное производственное объедине-
ние" словами "открытое акционерное общество "Новосибирский
инструментальный завод" в соответствующем падеже.
или
Внести изменения в распоряжение мэра от 08.12.99 № 5367-р "О создании
постоянной комиссии", заменив в наименовании и тексте слова "постоянной",
"постоянную" словами "специальной", "специальную".
Если из текста правового акта исключаются отдельные слова, то в правовом акте указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, приложение и т.д.) исключаются слова, а сами слова заключаются в кавычки, например:
В наименовании и пункте 1 исключить слова "и тарифов за обеспечение
работ".
или
Из подпункта 3.4 исключить слова "профилакторий "Здоровье".
или
Из приложения 4 исключить объект - профилакторий "Здоровье".
Если в тексте правового акта заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте правового акта заключаются в кавычки, например:
... сумму "45,0 тыс. рублей" заменить суммой "42,5 тыс. рублей" ...
или
... площадь земельного участка "0,0010 га" заменить площадью "0,0007
га" ...
Если изменяется редакция одного пункта (подпункта) правового акта - в распорядительной части правового акта указывается номер пункта (подпункта), а новое содержание печатается в кавычках с абзаца, например:
Внести изменения в пункт 1 постановления мэра от 10.01.2000 № 223 "Об
изменении порядка финансирования предприятий дорожно-благоустроительного
комплекса", изложив его в следующей редакции:
"1. Управлению финансов и налоговой политики мэрии с 01.03.2000 счи-
тать средства, направляемые на текущее содержание города, капитальный и
ямочный ремонт объектов благоустройства, целевым бюджетным финансиро-
ванием".
или
Пункт 1 постановления мэра от 10.01.2000 № 223 "Об изменении порядка
финансирования предприятий дорожно-благоустроительного комплекса" изло-
жить в следующей редакции:
"1. Управлению финансов и налоговой политики мэрии с 01.03.2000 счи-
тать средства, направляемые на текущее содержание города, капитальный и
ямочный ремонт объектов благоустройства, целевым бюджетным финансиро-
ванием".
Если необходимо внести изменения в содержание нескольких пунктов правового акта, то в правовом акте новый текст пунктов заключается в кавычки, при этом последовательно расположенные пункты текста заключаются в одни кавычки, каждый пункт печатается с абзаца, например:
Внести изменения в распоряжение мэра от 30.06.2000 № 2577-р "О реали-
зации плана мероприятий ...", изложив пункты 1, 2, 4 в следующей редакции:
"1. Управлению финансов и налоговой политики мэрии выделить ...
2. Комитету по культуре и искусству мэрии обеспечить ...";
"4. Департаменту экономики и финансов мэрии предусмотреть ...".
3.8.4. Если в связи с изменением кадрового состава необходимо внести изменения в состав коллегиального органа (вывести ранее участвующих членов и ввести новых), то в правовой акт включается пункт в следующей редакции:
1. Внести следующие изменения в состав юридического Совета мэрии,
утвержденный постановлением мэра от 01.12.97 № 1060 "О создании юридичес-
кого Совета мэрии":
1.1. Вывести из состава Мулика В.В., Зарю И.В.
1.2. Ввести в состав:
Новинькову О.М. - начальника юридического отдела департамента по
управлению имуществом г. Новосибирска;
Белову Н.М. - начальника юридического отдела комитета по жи-
лищным вопросам мэрии;
Бубенкова М.Ю. - ведущего специалиста комитета по земельным ресур-
сам и землеустройству г. Новосибирска.
или
Ввести в состав комиссии по проведению коммерческих конкурсов, утвер-
жденный распоряжением мэра от 31.12.98 № 8029-р "О создании комиссии по
проведению коммерческих конкурсов":
Телегину Наталью Геннадьевну - начальника нормативно-правового отдела
правового управления мэрии.
3.8.5. Если изменения вносятся в штатное расписание, то в правовой акт включается пункт в следующей редакции:
1. Внести с 01.05.2000 следующие изменения в штатное расписание орга-
низационно-контрольного отдела, утвержденное постановлением мэра от
01.03.99 № 343 "Об утверждении ...":
1.1. Исключить из штатного расписания:
две должности главного специалиста с окладом, равным коэффициенту
кратности 1,4 к величине минимального оклада муниципального служащего;
две должности специалиста 1 категории с окладом, равным коэффициенту
кратности 1,2 к величине минимального оклада муниципального служащего.
1.2. Ввести в штатное расписание:
две должности консультанта с окладом, равным коэффициенту кратно-
сти 2,0 к величине минимального оклада муниципального служащего;
должность главного специалиста с окладом, равным коэффициенту крат-
ности 1,5 к величине минимального оклада муниципального служащего;
должность ведущего специалиста с окладом, равным коэффициенту крат-
ности 1,35 к величине минимального оклада муниципального служащего.
или
Ввести с 01.09.2000 в штатное расписание муниципального оздоровитель-
но-образовательного учреждения "Городской Центр А.И. Бороздина"
должность педагога дополнительного образования.
3.8.6. Если необходимо дополнить текст правового акта, то в правовом акте указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, приложение и т.д.) производятся дополнения, а сами дополнения заключаются в кавычки, например:
Внести изменения в распоряжение мэра от 10.04.2000 № 959-р "О выде-
лении 200,0 тыс. рублей на льготную подписку", дополнив текст абзацами
следующего содержания:
"Выделенные средства перечислить:
50,0 тыс. рублей - департаменту по социальной политике мэрии;
150,0 тыс. рублей - рекламному агентству "Экспресс".
или
Пункт 2 дополнить абзацем следующего содержания:
"предусмотреть размещение 3-этажного административного здания на
части земельного участка площадью 0,1626 га".
или
Приложение 2 "Перечень нежилых помещений, находящихся на балансе
ОАО "ННПП "Сибгормаш", в том числе сдаваемых в аренду, передаваемых в му-
ниципальную собственность", дополнить перечнем нежилых помещений
Центрального района согласно приложению.
3.8.7. Если в приложения к правовому акту вносятся дополнения и изменения, то соответствующие пункты правового акта излагаются в следующей редакции:
1. Приложение 1 "Перечень категорий жителей г. Новосибирска, которым
выдается проездной документ единого образца на право бесплатного проезда
в муниципальном транспорте" дополнить пунктом 9 в следующей редакции:
"9. Учащиеся специальных (коррекционных) общеобразовательных школ из
малообеспеченных семей".
2. Подпункт 3.4 приложения 2 "Положение о проездном документе единого
образца для льготного проезда в г. Новосибирске" изложить в следующей
редакции:
"3.4. Стоимость изготовления проездного документа с цветной фотогра-
фией, в соответствии с калькуляцией затрат, составляет 38,0 рубля".
3.8.8. Если текст приложения к правовому акту (утвержденного правовым актом) необходимо изложить в новой редакции, то в текст правового акта включается пункт следующего содержания:
Приложение 1 "Размер муниципальных надбавок педагогическим работни-
кам" к постановлению мэра от 13.09.99 № 1123 "Об установлении работникам
муниципальных, образовательных учреждений муниципальных надбавок" изло-
жить в редакции приложения к настоящему постановлению.
или
Приложение 4 "Размер муниципальной надбавки младшему обслуживающему
персоналу учреждений культуры", утвержденное постановлением мэра от
16.12.99 № 1745 "О дополнительных мерах социально-экономической поддержки
муниципальных учреждений культуры", изложить в редакции приложения к на-
стоящему постановлению.
3.8.9. Если с принятием правового акта ранее принятые правовые акты по данному вопросу полностью или частично утрачивают силу, то в текст правового акта включается пункт следующего содержания:
Признать утратившим силу постановление мэра от 15.08.99 № 955 "Об
использовании здания по адресу: ул. Новосибирская, 12".
или
Признать утратившими силу пункты 1, 2, 3, 5 постановления мэра от
14.08.98 № 787 "О размещении транспортных средств, задержанных за наруше-
ние Правил дорожного движения".
Если правовой акт отменяется, то в распорядительную часть правового акта включается пункт следующего содержания:
Отменить распоряжение мэра от 04.08.2000 № 3155-р "О целевом пога-
шении задолженности".
Если изменения (дополнения) вносятся в правовой акт, в который ранее были внесены изменения, то в распорядительной части правового акта делается ссылка на этот правовой акт (в скобках), например:
Исключить пункт 4 из постановления мэра от 09.12.97 № 1075 "О платных
автостоянках в г. Новосибирске" (в редакции постановления мэра от
23.02.98 № 158).
4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Протокол
4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.
Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола должен быть набран с помощью средств электронно-вычислительной техники или отпечатан на пишущей машинке.
4.1.2. Протокол включает следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа (протокол);
полное наименование коллегиального органа;
дату и номер заседания;
список присутствующих, приглашенных лиц;
повестку дня;
фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;
принятые решения по каждому вопросу повестки дня;
подписи председателя и секретаря.
Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области и муниципалитета.
В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь.
Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.
Вопросы в повестке дня формулируются в предложном падеже с предлогами "о", "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
4.1.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ". Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня.
В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком представлен текст доклада - делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу. Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, она хранится в соответствии с правилами, согласованными с городским архивом.
В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.
Например:
МЭРИЯ
ПРОТОКОЛ
________________ г. Новосибирск № ___________
__________________________________________
(президиума, комиссии, Совета ...)
Председатель - ____________________
(Инициалы, фамилия)
Секретарь - ____________________
(Инициалы, фамилия)
Присутствовали: _________________________________________________________
(Фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке,
при необходимости - должность. Если количество
присутствующих больше 15 - указывается общее количество,
а к протоколу прилагается список)
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. __________________________________________________________________
(Тема доклада, отчета, сообщения)
_____________________________________________________________________
(Указываются наименование должности, фамилия и инициалы докладчика)
2. __________________________________________________________________
(Тема доклада, отчета, сообщения)
_____________________________________________________________________
(Указываются наименование должности, фамилия и инициалы докладчика)
1. СЛУШАЛИ: __________________________ - текст доклада прилагается.
(Фамилия, инициалы)
ВЫСТУПИЛИ: ___________________________ - краткая запись выступления.
(Фамилия, инициалы)
РЕШИЛИ: _________________________________________________________________
(Текст принятого решения)
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель личная подпись Инициалы, фамилия
Секретарь личная подпись Инициалы, фамилия
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.
В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также приводится список лиц, не участвовавших в голосовании.
В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
В тексте протокола отражаются решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении прений, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.).
К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании (при необходимости - стенограмма), а также переданные председателю письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (руководителем секретариата).
Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.
4.1.4. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания.
Протоколы коллегиальных органов вместе с подлинниками принятых решений переплетаются и хранятся в структурных подразделениях мэрии в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
4.2. Акт
4.2.1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты требуют утверждения.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
4.2.2. Акт содержит следующие реквизиты:
название вида документа (АКТ);
дату и номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
отметку о наличии приложений;
подписи;
гриф утверждения (при необходимости).
В акте может указываться основание для его составления: договор, правовой акт с указанием номера и даты.
Датой акта является дата его составления (утверждения).
Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области и муниципалитета.
4.2.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.
Акт может содержать заключительную часть, состоящую из решений, выводов или заключений комиссии, составившей его.
Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экземпляр - инспекция ГАСИ;
2-й экземпляр - администрация Дзержинского района.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
4.2.4. Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги, для оформления актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
4.3. Доверенность
4.3.1. Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.
4.3.2. Доверенности выдаются мэрией, структурным подразделением мэрии своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени мэрии, структурного подразделения мэрии.
Текст доверенности содержит:
наименование доверителя, представителя (наименование органа организации, структурного подразделения мэрии, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные);
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
дату совершения доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Доверенность оформляется на бланке мэрии, структурного подразделения мэрии и заверяется гербовой печатью.
4.3.3. В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:
фамилия, имя, отчество доверителя;
фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;
объем полномочий представителя;
дата совершения доверенности.
Данные доверенности оформляются на стандартных листах бумаги и заверяются печатью кадровой службы структурного подразделения мэрии, в котором работает доверитель.
4.4. Служебная записка
4.4.1. Служебная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.
4.4.2. Служебная записка содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилию руководителя);
название вида документа (служебная записка);
текст;
подпись;
дату.
4.4.3. В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Датой служебной записки является дата ее подписания.
4.4.4. Служебная записка составляется на стандартном листе бумаги.
4.5. Заключение
4.5.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы структурного подразделения, органа, организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату подписания и регистрационный номер (если оно оформлено на бланке), подпись руководителя (составителя).
4.5.2. Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
4.5.3. Заключение оформляется на бланке структурного подразделения мэрии или на стандартных листах бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.
4.6. Заявление
4.6.1. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.
4.6.2. Заявление содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилию должностного лица);
автор заявления (в родительном падеже указывается фамилия, имя, отчество, для работников мэрии - должность; перед фамилией предлог "от" не пишется);
адрес заявителя (полный домашний адрес, телефон);
вид документа (заявление);
текст;
ссылку на приложение (если они есть);
подпись;
дату.
Например:
Мэру Новосибирска
В.Ф. Городецкому
начальника управления
пассажирских перевозок
мэрии
В.И. Новоселова
заявление.
Прошу предоставить мне очередной отпуск с 22 января 2001 года.
Личная подпись, дата
4.6.2. Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести, прошу проверить состояние). Форма изложения заявления свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление передается (направляется) руководителю для принятия решения. Решение руководителя выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
4.6.3. Заявление оформляется на стандартом листе бумаги.
4.7. Письмо
4.7.1. Письмо - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.
По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.
4.7.2. Письмо содержит следующие реквизиты:
адресат;
дату;
регистрационный номер;
ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;
текст;
ссылку на приложения (если они есть);
подпись;
фамилию исполнителя и номер его телефона.
4.7.3. Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый Сергей Васильевич!
Господин Смирнов!
Сергей Васильевич!
Уважаемый господин Смирнов!
Уважаемые господа! (Употребляется, когда неизвестны имена
получателей письма).
При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.
Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и(или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Начало основной части формулируется в зависимости от назначения и содержания писем.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке или содержит персональное обращение к адресату.
Например:
Реквизиты бланка Начальнику управления финансов
управления организационной и и налоговой политики мэрии
кадровой работы мэрии А.В. Нестерову
Уважаемый Александр Васильевич!
Направляем Вам проект постановления мэра "Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в мэрии Новосибирска", который будет рассматриваться
26.02.2001 на президиуме мэрии.
Ваши предложения и замечания по проекту просим представить до
22.02.2001 в отдел распорядительных документов управления организационной
и кадровой работы мэрии.
Приложение: в 1 экз.
Начальник управления личная подпись С.И. Говтва
Заключение письма представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от наименования должности запятой), например:
С уважением
первый заместитель мэра личная подпись В.Н. Шумилов
4.7.4. В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.
Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.
Датой письма является дата его подписания.
4.7.5. Письмо-извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и т.д.) и предлагающий принять в нем участие.
Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.
Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться имя, отчество лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.
4.7.6. Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:
направляемый документ не имеет адресующей части;
направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;
адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);
необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).
4.7.7. Письма оформляются на бланке мэрии или ее структурного подразделения.
4.8. Телеграмма
4.8.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.
4.8.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты:
категория телеграммы;
телеграфный адрес получателя;
текст (содержание телеграммы);
регистрационный номер, дата регистрации;
подпись;
адрес и наименование отправителя (помещается под чертой);
печать.
Технические требования к оформлению телеграммы изложены в пункте 2 приложения 10.
Категория телеграммы ("Срочная") указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.
Например:
НОВОСИБИРСКАЯ ОБЛАСТЬ
ВЕНГЕРОВСКИЙ РАЙОН
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ВЕЛИЧКО
УВАЖАЕМЫЙ ЮРИЙ ПАНТЕЛЕЙМОНОВИЧ вск ПРИМИТЕ САМЫЕ
СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ В ДЕНЬ ВАШЕГО РОЖДЕНИЯ тчк
ПУСТЬ ВАМ ВСЕГДА СОПУТСТВУЮТ УДАЧА И УСПЕХ зпт ЗАБОТА
БЛИЗКИХ И ВЕРНОСТЬ ДРУЗЕЙ тчк КРЕПКОГО ВАМ ЗДОРОВЬЯ зпт
МИРА И БЛАГОПОЛУЧИЯ зпт ОПТИМИЗМА И ДОБРЫХ НАДЕЖД тчк
ИСХОДЯЩИЙ НОМЕР 01-10-974 зпт 17.11.2000
Мэр личная подпись В.Ф. Городецкий
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
4.8.3. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк; запятая - зпт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб; номер - нр. Знаки "N", "+", "-", "%" следует писать словами: "N" - номер; "+" - плюс и т.д.
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставятся регистрационный номер и дата телеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя; должность лица, подписавшего телеграмму; подпись и ее расшифровка; дата подписи. Подпись заверяется гербовой печатью.
Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания - строчными.
4.8.4. Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй - копия с визой составителя - в дело.
4.9. Телефонограмма
4.9.1. Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста - передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
В телефонограмме не должно быть более 50 слов, в тексте следует избегать употребления труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.
4.9.2. Телефонограмма записывается в журнал и содержит следующую информацию:
должность, инициалы, фамилию сотрудника, передавшего телефонограмму;
номер телефона;
должность, инициалы, фамилию сотрудника, принявшего телефонограмму;
номер телефона;
дату, регистрационный номер телефонограммы;
время передачи;
текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается телефонограмма.
Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
4.9.3. Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
4.10. Электронное сообщение
4.10.1. Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с помощью электронной почты (системы связи между электронно-вычислительной техникой).
4.10.2. Корреспонденция, отправляемая по электронной почте, должна содержать следующие реквизиты:
название организации;
адресата;
дату;
регистрационный номер;
заголовок к тексту;
должность, инициалы и фамилию автора сообщения;
фамилию исполнителя и номер его телефона.
К корреспонденции составляется список рассылки.
В документах исключается изображение герба города и прочих графических объектов.
Текст электронного сообщения оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 4.7.
Для отправки электронной корреспонденции файл с текстом корреспонденции передается по электронной почте.
Технические требования к электронному виду электронного сообщения изложены в пункте 7 приложения 10.
4.10.3. В верхней части первого листа документа должно быть напечатано "Передано по электронной почте".
4.11. Документ, передаваемый телефаксом
4.11.1. Телефаксная связь является одним из видов электросвязи, передающим информацию с бумажного носителя при помощи факсимильной аппаратуры.
При использовании телефаксной связи возможна отправка и получение графической информации (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) на бумажном носителе.
4.11.2. Все, что подлежит передаче по телефаксной связи (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно быть написано или изображено в соответствии с требованиями, изложенными в инструкции. Объем передаваемого документа не должен превышать четырех листов.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фото и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.
На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Не рекомендуется отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
Утратил силу. - Постановление мэрии г. Новосибирска от 30.01.2006 № 111.
6. ПРИЕМ, ПОДГОТОВКА НА ПОДПИСЬ ПРАВОВЫХ АКТОВ,
ИХ РЕГИСТРАЦИЯ, РАССЫЛКА И ХРАНЕНИЕ
6.1. Порядок приема и подготовки на подпись правовых актов
6.1.1. Согласованные проекты правовых актов для подготовки их на подпись поступают:
проекты решений городского Совета - в организационный отдел;
проекты постановлений, распоряжений мэра - в отдел распорядительных документов;
проекты распоряжений, приказов главы администрации района города - в отдел организационной работы и контроля администрации района города;
проекты приказов руководителя структурного подразделения мэрии - специалисту, отвечающему за ведение делопроизводства в структурном подразделении мэрии.
6.1.2. При приеме проектов правовых актов проверяется:
комплектность правового акта (текст и приложения к нему);
наличие необходимых виз в листе согласования, заключений по проекту;
комплектность сопроводительных документов (письма, справки, сметы, заявления и другие поясняющие документы; копии ранее принятых по данному вопросу правовых актов, если в них вносятся изменения, дополнения);
соответствие оформления проекта правового акта в целом требованиям инструкции по делопроизводству;
наличие полного текста и приложений к правовому акту в электронном виде.
Приему и регистрации не подлежат проекты правовых актов, оформленные с нарушением требований инструкции по делопроизводству, в том числе несогласованные проекты и проекты, по которым высказаны замечания при согласовании.
Заместителями мэра, директорами департаментов лично представляются мэру проекты правовых актов мэра, согласованные с руководителями структурных подразделений мэрии, а также руководителями органов (организаций) города, имеющих отношение к данному вопросу, в следующих случаях:
при наличии замечаний (разногласий) по проекту правового акта мэра, полученных в процессе согласования;
при необходимости обоснования принятия данного правового акта мэра, а также механизма реализации, который позволит предотвратить непредвиденные ситуации (проект представляется мэру на подпись выведенным на бланк).
6.1.3. Порядок приема, подготовки проектов решений городского Совета для рассмотрения на сессии, порядок передачи решений городского Совета на подпись главе городского самоуправления устанавливается регламентом городского Совета.
Разработанный структурным подразделением мэрии проект решения городского Совета с документами, перечисленными в подпункте 3.7.2, передается на бумажном носителе и в электронном виде (на дискете или по электронной почте) в организационный отдел не позднее чем за десять дней до сессии.
Принятое на сессии решение городского Совета оформляется на бланке в организационном отделе, согласовывается с секретариатом сессии, заместителем председателя городского Совета, правовым управлением мэрии и передается главе городского самоуправления для подписания.
Подписанные главой городского самоуправления решения городского Совета передаются в организационный отдел на регистрацию.
6.1.4. Проекты правовых актов (постановлений, распоряжений) мэра передаются в отдел распорядительных документов на бумажном носителе и в электронном виде (на дискете или по электронной почте). На каждом проекте при получении указывается дата и время поступления.
Поступившие проекты правовых актов мэра регистрируются по дате поступления с формированием перечня входящих документов. Каждому проекту присваивается порядковый (входящий) номер. Регистрация проектов производится в пределах календарного года.
В перечне входящих документов кроме входящего номера, даты поступления и наименования правового акта, фиксируется прохождение документов:
указывается дата и фамилия специалиста, если проект возвращен на доработку;
фиксируется резолюция мэра, если правовой акт им не подписан;
указывается дата и регистрационный номер правового акта после подписания его мэром.
Тексты представленных проектов правовых актов мэра редактируются в отделе распорядительных документов, при необходимости специалистами отдела запрашивается дополнительная информация, документация.
При наличии замечаний по тексту, проект правового акта может быть возвращен специалистами отдела распорядительных документов исполнителю на доработку. Повторно проект правового акта принимается после устранения замечаний по тексту с визой руководителя структурного подразделения мэрии, подготовившего проект.
Подготовка на подпись проектов правовых актов мэра осуществляется в течение трех дней в порядке поступления проектов.
Полный текст отредактированного проекта правового акта мэра выводится на стандартные листы бумаги, первый лист - на бланк (подлинник проекта правового акта). Начальник отдела распорядительных документов визирует подлинник правового акта (виза ставится на оборотной стороне последнего листа текста правового акта без расшифровки подписи).
К проекту правового акта прикладывается лист согласования и необходимые сопроводительные документы, после чего проект правового акта передается на визирование заместителю мэра - директору департамента организации управления и контроля мэрии.
Завизированные заместителем мэра - директором департамента организации управления и контроля мэрии (виза ставится на оборотной стороне последнего листа текста правового акта без расшифровки подписи) проекты правовых актов мэра передаются на подпись мэру и первому заместителю мэра.
Подписанные правовые акты мэра передаются в отдел распорядительных документов на регистрацию. Не подписанные мэром, первым заместителем мэра проекты правовых актов мэра поступают в отдел распорядительных документов для регистрации резолюции и передачи их исполнителям для устранения замечаний.
Неподписанные проекты правовых актов передаются согласно резолюции в день их поступления от мэра или первого заместителя мэра. Если резолюция мэра или первого заместителя мэра адресована заместителю мэра, то проект правового акта мэра с резолюцией передается под роспись в приемную заместителя мэра специалистом отдела распорядительных документов. При этом исполнителю проекта правового акта сообщается о резолюции мэра и о передаче проекта заместителю мэра. Все остальные не подписанные мэром, первым заместителем мэра проекты правовых актов вместе с резолюцией передаются под роспись исполнителю для устранения замечаний.
6.1.5. Порядок приема, подготовки на подпись правовых актов (распоряжений, приказов) главы администрации района города устанавливается регламентом работы администрации.
6.1.6. Порядок приема и подготовки на подпись приказов руководителя структурного подразделения мэрии определяется руководителем подразделения.
6.2. Регистрация правовых актов
6.2.1. Подписанным правовым актам при регистрации присваивается дата и регистрационный номер. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год), например: 01.10.2000. Регистрационный номер имеет цифровое или буквенно-цифровое обозначение, например: № 84, № 26-од.
Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике правового акта, присваиваются правовому акту в электронном виде, указываются в перечне принятых правовых актов.
6.2.2. Перечень принятых правовых актов (решений, постановлений, распоряжений, приказов) рекомендуется оформлять в виде таблицы, например:
6.2.3. Подписанные главой городского самоуправления решения городского Совета регистрируются в пределах одного созыва депутатов.
Дата регистрации решения городского Совета соответствует дате проведения сессии.
Регистрационный номер присваивается принятым на сессии решениям в соответствии с очередностью их рассмотрения (упоминания в повестке дня).
Регистрация решений городского Совета производится специалистом организационного отдела, назначенным приказом директора департамента организации управления и контроля мэрии.
6.2.4. Подписанные мэром постановления и распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года.
Дата регистрации правовых актов мэра соответствует дате подписания.
При регистрации постановлений мэра, как правило, используется цифровое обозначение регистрационного номера, например: № 545, при необходимости может использоваться и буквенно-цифровое обозначение, например: № 1948-а. При регистрации распоряжений мэра используется буквенно-цифровое обозначение регистрационного номера, к порядковому номеру через дефис добавляется буква "р", например: № 1568-р.
При регистрации распоряжений мэра по кадровой работе (назначение на должность, освобождение от должности) к порядковому номеру через дефис добавляются буквы "рк", например: № 46-рк.
При регистрации распоряжений мэра временного характера (отпуск, командировка, поощрение, премирование) к порядковому номеру через дефис добавляются буквы "рв", например: № 345-рв.
Регистрация правовых актов мэра производится в отделе распорядительных документов.
6.2.5. Распоряжения и приказы главы администрации района города регистрируются раздельно в пределах календарного года. Приказы руководителя структурного подразделения мэрии (департамента, управления, комитета) регистрируются в пределах календарного года.
Дата регистрации правовых актов руководителя структурного подразделения мэрии, в том числе главы администрации района города, соответствует дате подписания.
При регистрации распоряжений главы администрации района города используется цифровое обозначение регистрационного номера, например: № 848.
При регистрации приказов по основной деятельности руководителя структурного подразделения мэрии, в том числе главы администрации района города, используется буквенно-цифровое обозначение. К порядковому номеру добавляются буквы "од", например: № 46-од.
При регистрации приказов по кадровой работе и временного характера, изданных руководителем структурного подразделения мэрии, в том числе главой администрации района города, используется буквенно-цифровое обозначение регистрационного номера, например: № 178-в (приказы временного характера), № 55-к (приказы по кадровой работе).
Регистрация правовых актов главы администрации района города производится в отделе организационной работы и контроля администрации района города.
Регистрация правовых актов руководителя структурного подразделения мэрии производится специалистом, назначенным руководителем соответствующего структурного подразделения.
6.3. Подготовка копий правовых актов к рассылке
6.3.1. Копии правовых актов в течение двух дней после регистрации правовых актов направляются адресатам согласно рассылке.
Копия правового акта может быть получена, как правило, двумя способами:
с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии) - в этом случае копия полностью воспроизводит информацию подлинника;
при выводе текста правового акта с помощью средств вычислительной техники на соответствующий бланк (или его ксерокопию) - в этом случае копия воспроизводит информацию подлинника, за исключением личной подписи лица, подписавшего правовой акт.
Текст копии правового акта должен быть четким, хорошо читаемым.
При подготовке копии правового акта к рассылке (выдаче) листы текста и приложения комплектуются, скрепляются степлером в левом верхнем углу и отдельно не выдаются. Заверительная надпись "Верно" на копиях не проставляется.
6.3.2. Копии решений городского Совета заверяются печатью муниципалитета города Новосибирска, при этом заверяется подпись главы городского самоуправления.
Копии постановлений, распоряжений мэра заверяются печатью отдела распорядительных документов, при этом заверяются подписи мэра или первого заместителя мэра.
Копии распоряжений, приказов главы администрации района города заверяются печатью отдела организационной работы и контроля администрации района города, при этом заверяется подпись главы администрации.
Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего правовой акт, и часть его личной подписи.
Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.
Копии приказов руководителя структурного подразделения мэрии печатью не заверяются.
6.3.3. Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банк, судебные органы, нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола (в центре, от центра вверх и вниз по 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью, например:
Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.
6.3.4. Если необходимо воспроизвести только часть текста правового акта (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки правового акта ниже реквизита "Адресат" пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).
Выписки из правовых актов мэра, главы администрации района города оформляются на копии соответствующего бланка правового акта.
При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула правового акта, а затем - дословная запись необходимого текста распорядительной части. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.
В выписку из приложения к правовому акту включается реквизит "Приложение"; ссылка на вид документа, дату и регистрационный номер; заголовок к приложению; дословная запись необходимого текста; заверительная подпись "Верно"; печать.
Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида правового акта. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал наименование должности лица, подписавшего подлинник правового акта. Заверительная надпись "Верно" проставляется:
на выписках из приложений к правовым актам мэра - подпись начальника отдела распорядительных документов;
на выписках из приложений к правовым актам главы администрации района города - подпись начальника отдела организационной работы и контроля администрации района города.
6.3.5. Копии правовых актов, выдаваемых из архивного фонда (городского архива), выдаются в виде ксерокопий, заверенных штампом "Копия верна", подписью начальника архивного отдела - городского архива, гербовой печатью городского архива. Кроме того, в левом верхнем углу документа ставится угловой штамп городского архива.
6.4. Хранение правовых актов
6.4.1. Подлинники правовых актов до передачи их в городской архив на государственное хранение (срок установлен номенклатурой дел) находятся на временном хранении:
в организационном отделе - решения городского Совета;
в отделе распорядительных документов - постановления, распоряжения мэра;
в отделе организационной работы и контроля администрации района города - распоряжения, приказы главы администрации района города;
у специалиста, отвечающего за ведение делопроизводства в структурном подразделении мэрии, - приказы руководителя структурного подразделения мэрии.
Вынос подлинников правовых актов из отделов, где они хранятся, не допускается.
С подлинниками правовых актов мэра можно ознакомиться по согласованию с начальником управления организационной и кадровой работы мэрии, начальником отдела распорядительных документов; с подлинниками правовых актов главы администрации района города - по согласованию с заместителем главы администрации района города по организационным вопросам, начальником отдела организационной работы и контроля администрации района города.
Пояснения к содержанию правового акта дает исполнитель (или руководитель) структурного подразделения мэрии, подготовившего правовой акт.
6.4.2. Копия правового акта может быть выдана юридическим и физическим лицам, не предусмотренным в рассылке к правовому акту, только по согласованию с исполнителем или руководителем структурного подразделения мэрии, подготовившего правовой акт, и на основании официального запроса.
С копиями решений городского Совета, правовыми актами мэра по вопросам городского значения, затрагивающим интересы юридических и физических лиц, можно ознакомиться в отделе распорядительных документов.
7. ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННОМУ ВИДУ ДОКУМЕНТОВ
7.1. В структурных подразделения мэрии тексты документов изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Тексты документов готовятся в формате MS Word-97, электронные расчетные таблицы - в MS Excel, сохраняются в формате rtf.
Тексты правовых актов, писем вводятся только в специально установленных шаблонах (файлах-заготовках, служащих основой для документов), для ввода текстов остальных видов документов можно использовать отдельные элементы шаблонов (текст, таблица).
7.2. Для подготовки текстов правовых актов, писем используются следующие шаблоны:
проекта правового акта мэра (приложение 5);
проекта правового акта главы администрации района города (приложение 6);
проекта приказа руководителя структурного подразделения мэрии (приложение 7);
проекта решения городского Совета (приложение 8);
письма структурного подразделения мэрии (приложение 9).
7.3. В электронном виде (электронная почта, дискета) текст проекта правового акта и приложения к нему сохраняются в одном файле, за исключением проектов решений городского Совета, для которых текст и приложения к тексту сохраняются в отдельных файлах.
7.4. Технические требования к электронному виду документов и особенности работы с шаблонами изложены в приложении 10.
8. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ
8.1. Номенклатура дел
8.1.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел в каждом структурном подразделении мэрии разрабатывается номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, cформированных в каждом конкретном подразделении, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (75 лет) и временного (до 10 лет) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения мэрии, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учета документов. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях мэрии, их штатными расписаниями, планами и отчетами о работе.
Как правило, номенклатура дел на следующий год разрабатывается службой делопроизводства структурного подразделения мэрии (канцелярия, ответственный за делопроизводство) до 1 декабря текущего года и передается в городской архив для согласования. Номенклатура дел может ежегодно не пересогласовываться, если в структуре и направлении деятельности структурного подразделения мэрии не произошло значительных изменений.
Срок действия номенклатуры дел не более 5 лет. В течение года в номенклатуру дел могут вноситься незначительные изменения (образование дополнительных дел), для чего в разделах номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.1.2. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание.
Индекс дела состоит из номера структурного подразделения мэрии и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например: индекс дела 02-05, где 02 - индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускаются неконкретные формулировки ("разное", "общая переписка" и др.).
Количество томов дела проставляется в конце года.
Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются руководителем структурного подразделения мэрии при наличии примерной номенклатуры дел или ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения или специалистом городского архива в соответствии с типовым перечнем документов с указанием сроков хранения.
В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например; "хранятся в организации", "после проведения ревизии", "после окончания срока действия" и др.
8.1.3. Сводная номенклатура дел структурного подразделения мэрии состоит из титульного листа и номенклатуры дел структурных подразделений, каждая из которых должна быть подписана руководителем структурного подразделения (приложение 11).
На титульном листе сводной номенклатуры дел для структурного подразделения мэрии должно быть указано наименование структурного подразделения мэрии; оформлен гриф утверждения руководителем; составлен перечень структурных подразделений, входящих в структуру подразделения, с распределением индексов.
Утвержденная руководителем структурного подразделения мэрии номенклатура дел согласовывается городским архивом на экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета Государственной архивной службы администрации Новосибирской области.
Один экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в городском архиве, второй экземпляр хранится у ответственного за делопроизводство в структурном подразделении мэрии, третий - передается соответствующим структурным подразделениям для работы.
8.2. Формирование дел
8.2.1. Дела должны быть сформированы в соответствии с номенклатурой дел, при этом необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело по объему не должно превышать 250 листов.
8.2.2. Сформированное дело должно быть оформлено в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела проставляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения мэрии (например: департамент) и наименование структурного подразделения, входящего в его структуру (например: управление), заголовок дела, срок хранения, дата дела, индекс дела по номенклатуре дел.
8.3. Передача дел в архив
8.3.1. Сформированные и оформленные дела хранятся в структурных подразделениях у исполнителей или в архиве структурного подразделения мэрии до проведения научно-технической обработки документов сотрудниками городского архива.
Особое внимание при формировании, оформлении и сохранности документов следует обращать на дела, срок хранения которых в номенклатуре проставлен "постоянно". Эти дела в дальнейшем передаются в городской архив на государственное хранение.
В ходе обработки проводится экспертиза научной и практической ценности документов, дела постоянного и долговременного хранения подшиваются, оформляются, вносятся в описи № 1 и № 2. На документы, срок хранения которых истек, составляются акты на уничтожение.
Обработанные дела постоянного срока хранения, внесенные в опись № 1, с архивными номерами и штампами городского архива хранятся в структурном подразделении мэрии или ведомственном архиве не более пяти лет. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного срока хранения передаются в городской архив на государственное хранение.
Если архивные документы не используются для работы и нет условий для их сохранности, то возможен досрочный прием документов на государственное хранение.
Документы по личному составу (опись № 2) хранятся в архиве структурного подразделения мэрии или в кадровой службе и бухгалтерии подразделения в течение 75 лет и на государственное хранение не передаются.
8.3.2. Ответственность за сохранность документов постоянного срока хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по личному составу (опись № 2: приказы по личному составу, документы по заработной плате, личные дела сотрудников) возлагается на руководителя структурного подразделения мэрии.
В случае реорганизации структурного подразделения мэрии все документы, в том числе документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения.
В случае полной ликвидации структурного подразделения мэрии все документы на момент ликвидации должны быть переданы специалистам городского архива для обработки и составления описей. Обработанные дела вместе с описями передаются на государственное хранение в городской архив. Документы временного срока хранения, срок хранения которых еще не истек, также передаются в городской архив для временного хранения и дальнейшего списания на уничтожение.
Приложение 1
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ
1. Акты.
2. Задания.
3. Инструкции.
4. Нормативы.
5. Отчеты.
6. Перечни.
7. Планы.
8. Положения.
9. Программы.
10. Расценки на производство работ.
11. Сметы.
12. Структура и штатная численность.
13. Тарифные ставки.
14. Уставы организаций.
15. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 2
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
НАПИСАНИЕ
ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ, СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ, НАИБОЛЕЕ
ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА
1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы
С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеративный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.
Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Положение о президиуме мэрии, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству.
2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление мэра, распоряжение мэра, распоряжение главы администрации района города, приказ директора департамента.
Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция "Ввод информации".
3. Общее правило написания названий организаций,
частей и отделов организаций
В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Новосибирской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Новосибирской области, Ассоциация сибирских и дальневосточных городов.
Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района.
Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Новосибирской области.
Названия главных управлений в составе структурного подразделения мэрии пишутся с прописной буквы: Главное управление архитектуры и градостроительства мэрии, Главное управление благоустройства и озеленения мэрии.
Названия структурных подразделений мэрии, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: президиум мэрии, департамент по социальной политике мэрии, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и контроля мэрии.
4. Названия железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов,
станций метро
В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главный, станция Юность.
Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина.
5. Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся
словами Государственный, Всероссийский, Центральный,
Международный или порядковыми числительными (Первый,
Второй и т.п.)
С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Новосибирский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников г. Новосибирска.
6. Сложные названия организаций, начинающиеся с
географического определения
Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Новосибирская городская регистрационная палата, но: новосибирское предприятие ЗАО "Корс".
7. Названия академий, научно-исследовательских учреждений,
учебных заведений
В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН), Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Новосибирский государственный университет (НГУ).
Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, новосибирская средняя школа № 12.
8. Названия средств массовой информации, зрелищных
предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т.п.)
С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: "Российская газета", Государственное учреждение культуры "Новосибирский драматический театр "Старый дом".
Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Новосибирский академический молодежный театр "Глобус". Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: новосибирский цирк.
Слова дворец и дом, входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец бракосочетания, Дом актера.
Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Ледовый дворец спорта "Сибирь", дома отдыха.
9. Сокращенные названия организаций
Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т.е. словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Госзнак, Госдума, госкомитет.
Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: проектный институт, комбинат и т.п.: проектный институт "Новосибгражданпроект" (проектного института "Новосибгражданпроект"), муниципальное унитарное предприятие "Горводоканал" (муниципального унитарного предприятия "Горводоканал").
При отсутствии слов проектный институт, комбинат и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).
Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, ЦНИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.
10. Местоимения Вы и Ваш при обращении к лицам
Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас ... (Сообщаем Вам ...).
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо ...
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
11. Формулы обращения в документах
Общая формула обращения: Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Олег Николаевич!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
12. Склонение фамилий
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля, Шорец - Шорца, Малай - Малая.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.
13. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней
Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.
Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.
Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации", "Заслуженный врач Российской Федерации", но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации.
14. Важнейшие военные названия, рода войск,
военные округа, части и соединения
В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.
В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.
В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.
Названия военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Новосибирский гарнизон.
В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.
15. Написание дат
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2000 год, смета на 2001 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 1998 г.; в октябре - ноябре 1999 г.; в I квартале 2000 г.; в III - IV кварталах 2000 г.; в первом полугодии 2001 г.
Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью: план на 2000 год.
Требуется опускать слово год при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.
Рекомендуется опускать слово год при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-либо лица: С.И. Иванов (р. 1925); А.П. Петров (ум. 1980).
16. Обозначение периодов
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 1999 г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1998 году, с 1996 по 1999 год, в 1998 - 1999 годах.
Все виды не календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2000/2001 года.
В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью. Например: освободить от взимания налога в 1998 - 1999 гг.
Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: I квартал 1998 г.; во втором полугодии 1999 г.
При римских цифрах падежные окончания не ставятся: в I квартале (но не в I-м квартале).
17. Названия праздников, торжеств
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, но: День города, День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день донора, день открытых дверей, субботник.
18. Обозначение диапазона значений
Для обозначения диапазона значений ставят: тире, знак "-", предлог от перед первым числом и до - перед вторым. Например: длиной 5 - 10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.
При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела, например: высота 15000 - 20000 м.
При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн., млрд., например: высота 20 - 30 тыс. м.
Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему, например: Это составляет 60 - 80% всей массы груза.
19. Порядковые числительные
Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных - это арабские цифры с наращением падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без наращения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п. (XI конгресс); века (XX век); номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); кварталы (II - III кварталы).
Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:
однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-й, 5-й;
двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.
20. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов
Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита "Отметка об исполнителе" в правовых актах и письмах): т. 2-99-90; т. 2-45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299-85-90.
Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.
21. Написания сложных существительных и прилагательных
с числительными в составе
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.
Сложные слова с числительным и прилагательным процентный пишутся: 10%-ный сбор.
22. Названия денежных единиц, единиц измерения
и знаки N, % при числительных
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5,0 тыс. рублей, 1,0 млн. рублей.
Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 1940,5 рубля, 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова штук, человек: 10 автомобилей, а не 70 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.
Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире, например: протяженностью 10 м (неправильно: протяженностью в 10 м).
При перечислении в тексте документа объектов, имеющих порядковую нумерацию, знак № указывается один раз перед первым числительным, например: № 24, 68, 101 (неправильно: N№ 24, 68, 101; N№ 24, № 68).
Знак № и следующее за ним числительное необходимо располагать на одной строке, переносить числительное на другую строку не допускается.
Знак "%" при нескольких числах ставится только один раз, например: 50, 60 и 70% (неправильно: 50%, 60% и 70%).
23. Сочетание знаков препинания
Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся, например: В телеграмме было сказано: "Трубы предоставит комитет "Новосибгорресурс".
Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.
Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающей скобки.
24. Наиболее часто употребляемые сокращения слов
бульвар - бул.
год, годы - г., гг. (при цифрах)
город, города - г., гг.
господину - г-ну
гражданин, граждане - гр-н, гр-не
гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки
железная дорога - ж.д.
железнодорожный - ж.-д.
жилмассив - ж/м
исполняющий обязанности - и.о.
и другие - и др.
и прочие - и пр.
и так далее - и т.д.
и тому подобное - и т.п.
магистраль - маг.
микрорайон - м/р
миллиард, миллиарды - млрд. (после цифрового обозначения)
миллион, миллионы - млн. (после цифрового обозначения)
область - обл.
озеро - оз.
площадь - пл.
переулок - пер.
поселок - пос.
проспект - пр.
пункт, пункты - п., пп.
река - р. (но реки)
улица - ул.
экземпляр - экз.
Приложение 3
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
1. Акты.
2. Архивные справки.
3. Архивные копии.
4. Доверенности.
5. Договоры (соглашения).
6. Задания.
7. Заключения и отзывы.
8. Командировочные удостоверения.
9. Нормы расхода.
10. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
11. Представления и ходатайства.
12. Письма гарантийные.
13. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).
14. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
15. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
16. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
18. Титульные списки.
19. Удостоверения.
20. Уставы организаций.
Приложение 4
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ
Утратил силу. - Постановление мэрии г. Новосибирска от 30.01.2006 № 111.
Приложение 5
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ШАБЛОН
ПРОЕКТА ПРАВОВОГО АКТА МЭРА
Проект
постановления (распоряжения) мэра
Заголовок к тексту
Преамбула,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Текст пункта.
1.1. Текст подпункта.
Мэр В.Ф. Городецкий
Исполнитель
Телефон
Наименование структурного
подразделения
Разослать (для постановления):
1. Прокуратура города
2. Администрация области - 2 экз.
3.
4.
5.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель мэра - директор
департамента организации
управления и контроля М.Ф. Жиганов
Начальник управления финансов
и налоговой политики А.В. Нестеров
Начальник правового управления С.И. Фалеева
Начальник отдела распорядитель-
ных документов М.Б. Барбышева
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением мэра
(распоряжением мэра)
от ___________ № ______
или
Приложение
к постановлению мэра
(к распоряжению мэра)
от ___________ № ______
Заголовок к приложению
Текст приложения.
________________
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением мэра
(распоряжением мэра)
от ___________ № ______
или
Приложение
к постановлению мэра
(к распоряжению мэра)
от ___________ № ______
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением мэра
(распоряжением мэра)
от ___________ № ______
или
Приложение
к постановлению мэра
(к распоряжению мэра)
от ___________ № ______
СОСТАВ
комиссии (рабочей группы) по ________________
Фамилия Имя Отчество - должность, председатель (руководитель);
Фамилия Имя Отчество - должность, заместитель председателя
(руководителя);
Фамилия Имя Отчество - должность, секретарь.
Члены комиссии (рабочей группы):
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность.
______________
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением мэра
от ___________ № ______
ПОЛОЖЕНИЕ
о комитете (наименование структурного подразделения)
1. Общие положения
1.1.
1.2.
2. Основные задачи комитета
2.1.
2.2.
3. Основные функции комитета
3.1.
3.2.
4. Права комитета
4.1.
4.2.
5. Организация работы комитета
5.1.
5.2.
6. Финансирование комитета
6.1.
6.2.
____________
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением мэра
от ___________ № ______
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
наименование структурного подразделения
----T---------------------------T--------------T---------------¬
¦ № ¦ Наименование структурных ¦ Количество ¦ Коэффициент ¦
¦ п.¦подразделений и должностей ¦штатных единиц¦ кратности к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ величине ¦
¦ ¦ ¦ ¦ минимального ¦
¦ ¦ ¦ ¦ оклада ¦
¦ ¦ ¦ ¦муниципального ¦
¦ ¦ ¦ ¦ служащего ¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦1 ¦Должность руководителя ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦2 ¦Специалист 1 категории ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦ Итого: ¦ 2¦ 2,0¦
+-------------------------------+--------------+---------------+
¦ Отдел (наименование) ¦
+---T---------------------------T--------------T---------------+
¦3 ¦Начальник отдела ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦4 ¦Главный специалист ¦ 2¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦5 ¦Ведущий специалист ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦ Итого: ¦ 4¦ 4,0¦
+-------------------------------+--------------+---------------+
¦ Отдел (наименование) ¦
+---T---------------------------T--------------T---------------+
¦6 ¦Начальник отдела ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦7 ¦Главный специалист ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦8 ¦Специалист 1 категории ¦ 2¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦ Итого: ¦ 4¦ 4,0¦
+-------------------------------+--------------+---------------+
¦ Отдел (наименование) ¦
+---T---------------------------T--------------T---------------+
¦9 ¦Начальник отдела ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦10 ¦Специалист 2 категории ¦ 1¦ 1,0¦
+---+---------------------------+--------------+---------------+
¦ Итого: ¦ 2¦ 2,0¦
+-------------------------------+--------------+---------------+
¦ Всего: ¦ 12¦ 12,0¦
L-------------------------------+--------------+----------------
_____________
СОГЛАСОВАНО Должность руководителя структурного
Начальник управления финансов подразделения мэрии
и налоговой политики мэрии _________________ Инициалы, фамилия
________________ А.В. Нестеров (личная подпись)
(личная подпись) Дата
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением мэра
от ___________ № ______
СТРУКТУРА
наименование структурного подразделения
Условные обозначения:
---------- прямое подчинение
-- -- -- оперативное руководство
_____________
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение 6
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ШАБЛОН
ПРОЕКТА ПРАВОВОГО АКТА
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА ГОРОДА
Проект распоряжения (приказа)
главы администрации
Заголовок к тексту
Преамбула,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Текст пункта.
Глава администрации Инициалы, фамилия
Исполнитель
Телефон
Наименование структурного
подразделения
Разослать (для распоряжения):
1. Прокуратура района
2. Городской архив
3.
4.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
по организационным вопросам Инициалы, фамилия
Начальник управления финансов
и налоговой политики Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер Инициалы, фамилия
Начальник юридического управления Инициалы, фамилия
Начальник отдела организационной
работы и контроля Инициалы, фамилия
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением (приказом)
главы администрации
от ___________ № ______
или
Приложение
к распоряжению (приказу)
главы администрации
от ___________ № ______
Заголовок к приложению
Текст приложения.
________________
Должность руководителя структурного
подразделения администрации района
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением (приказом)
главы администрации
от ___________ № ______
или
Приложение
к распоряжению (приказу)
главы администрации
от ___________ № ______
Должность руководителя структурного
подразделения администрации района
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением (приказом)
главы администрации
от ___________ № ______
или
Приложение
к распоряжению (приказу)
главы администрации
от ___________ № ______
СОСТАВ
комиссии (рабочей группы) ___________________
Фамилия Имя Отчество - должность, председатель (руководитель);
Фамилия Имя Отчество - должность, заместитель председателя
(руководителя);
Фамилия Имя Отчество - должность, секретарь.
Члены комиссии (рабочей группы):
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность.
______________
Должность руководителя структурного
подразделения администрации района
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением главы
администрации
от ___________ № ______
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе (наименование структурного подразделения)
1. Общие положения
1.1.
1.2.
2. Основные задачи отдела
2.1.
2.2.
3. Основные функции отдела
3.1.
3.2.
4. Права отдела
4.1.
4.2.
5. Организация работы отдела
5.1.
5.2.
___________
СОГЛАСОВАНО Должность руководителя структурного
Заместитель главы администрации подразделения администрации района
________________ Инициалы, фамилия _________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись) (личная подпись)
Дата Дата
Приложение 7
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ШАБЛОН
ПРОЕКТА ПРИКАЗА РУКОВОДИТЕЛЯ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МЭРИИ
Проект приказа
(должность руководителя)
Заголовок к тексту
Преамбула,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Текст пункта.
1.1. Текст подпункта.
Должность руководителя Инициалы, фамилия
Исполнитель
Телефон
Наименование структурного
подразделения
Разослать:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
СОГЛАСОВАНО
Должность руководителя Инициалы, фамилия
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом (должность
руководителя)
от ___________ № ______
или
Приложение
к приказу (должность
руководителя)
от ___________ № ______
Заголовок к приложению
Текст приложения.
________________
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом (должность
руководителя)
от ___________ № ______
или
Приложение
к приказу (должность
руководителя)
от ___________ № ______
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом (должность
руководителя)
от ___________ № ______
или
Приложение
к приказу (должность
руководителя)
от ___________ № ______
СОСТАВ
комиссии (рабочей группы) ___________________
Фамилия Имя Отчество - должность, председатель (руководитель);
Фамилия Имя Отчество - должность, заместитель председателя
(руководителя);
Фамилия Имя Отчество - должность, секретарь.
Члены комиссии (рабочей группы):
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность.
_____________
Должность руководителя структурного
подразделения мэрии
_________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
УТВЕРЖДЕНО
(должность руководителя)
________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
Дата
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе (наименование структурного подразделения)
1. Общие положения
1.1.
1.2.
2. Основные задачи отдела
2.1.
2.2.
3. Основные функции отдела
3.1.
3.2.
4. Права отдела
4.1.
4.2.
5. Организация работы отдела
5.1.
5.2.
___________
Начальник отдела Инициалы, фамилия
Приложение 8
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ШАБЛОН
ПРОЕКТА РЕШЕНИЯ ГОРОДСКОГО СОВЕТА
МУНИЦИПАЛИТЕТ НОВОСИБИРСКА
ГОРОДСКОЙ СОВЕТ
РЕШЕНИЕ
ПРОЕКТ
Заголовок к тексту
Преамбула, городской Совет РЕШИЛ:
1. Текст.
Глава городского самоуправления В.Ф. Городецкий
Разослать:
1. Прокуратура города
2. Заместитель председателя городского Совета
3. Правовое управление
4. Пресс-центр
5. Отдел распорядительных документов
6. Отдел контроля
7.
8.
СОГЛАСОВАНО
Мэр В.Ф. Городецкий
Заместитель мэра Инициалы, фамилия
Правовое управление Инициалы, фамилия
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
решением городского Совета
от ___________ № ______
или
Приложение
к решению городского Совета
от ___________ № ______
Заголовок к приложению
Текст приложения.
________________
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
решением городского Совета
от ___________ № ______
или
Приложение
к решению городского Совета
от ___________ № ______
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
решением городского Совета
от ___________ № ______
или
Приложение
к решению городского Совета
от ___________ № ______
СОСТАВ
комиссии (рабочей группы) ___________________
Фамилия Имя Отчество - должность, председатель (руководитель);
Фамилия Имя Отчество - должность, заместитель председателя
(руководителя);
Фамилия Имя Отчество - должность, секретарь.
Члены комиссии (рабочей группы):
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность;
Фамилия Имя Отчество - должность.
_______________
Приложение 9
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ШАБЛОН
ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МЭРИИ
Адресаты
Текст.
Должность руководителя Инициалы, фамилия
Исполнитель
Телефон
Приложение 10
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
К ЭЛЕКТРОННОМУ ВИДУ ДОКУМЕНТОВ И ОСОБЕННОСТИ
РАБОТЫ С ШАБЛОНАМИ
1. При подготовке документов в формате MS Word-97 используются следующие установки:
----T----------------------------------------------T-----------------------¬
¦ № ¦ Установка ¦ Параметр ¦
¦ п.¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦1 ¦Формат бланка А4 ¦210 x 297 мм ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦2 ¦Размер полей: ¦ ¦
¦ ¦для страниц ориентации "книжная": ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦левое поле ¦2,5 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦правое поле ¦1,0 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦верхнее поле ¦2,0 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦нижнее поле ¦1,5 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦для страниц ориентации "альбомная": ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦левое поле ¦1,0 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦правое поле ¦1,0 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦верхнее поле ¦2,5 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦нижнее поле ¦1,5 см ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦3 ¦Шрифт ¦Times New Roman Cyr ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦4 ¦Размер шрифта: ¦14 пунктов ¦
¦ ¦для текста ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦для расстановки страниц ¦12 пунктов ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦5 ¦Межстрочный интервал (для размера шрифта 14 ¦в значении "минимум" ¦
¦ ¦пунктов): ¦ ¦
¦ ¦один межстрочный интервал ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦полуторный ¦в значении "полуторный"¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦два межстрочных интервала ¦в значении "двойной" ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦три межстрочных интервала ¦в значении "множитель" ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦6 ¦Отступ от левой границы текстового поля: ¦0 см ¦
¦ ¦при вводе реквизитов "Заголовок к тексту", ¦ ¦
¦ ¦"" (без абзацев), "Отметка о ¦ ¦
¦ ¦наличии приложения", "Отметка об исполнителе",¦ ¦
¦ ¦наименования должности в реквизитах "Подпись" ¦ ¦
¦ ¦и "Гриф согласования документа", заверительная¦ ¦
¦ ¦надпись Верно, слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ¦ ¦
¦ ¦РЕШИЛИ, "Примечание", "Основание"; ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦для начала абзаца в тексте; ¦1,25 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦для реквизита "Адресат"; ¦11 см ¦
¦ +----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦для реквизита "Гриф утверждения документа" ¦12 см ¦
¦ ¦и гриф "Гриф ограничения доступа к документу" ¦ ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦7 ¦Автоматический перенос ¦в значении "через 1" ¦
+---+----------------------------------------------+-----------------------+
¦8 ¦Форматирование ¦по ширине ¦
L---+----------------------------------------------+------------------------
Кроме того, необходимо учитывать следующие требования:
при вводе текста документа:
между словами текста ставится один пробел;
при оформлении в тексте инициалов и фамилии, названия города, адреса, единицы измерения ставится один пробел после каждого знака препинания, например: В. П. Шапошников; Зарубин В. О.; г. Новосибирск; по адресу: ул. Ленина, 50; 20,0 тыс. рублей; 18 кв. м;
после указания номера раздела, подраздела, пункта, подпункта текста после точки ставится жесткий пробел (одновременное нажатие трех клавиш - Ctrl + Shift + пробел), например: 3.5. Текст ...;
используются однотипные кавычки;
при заполнении таблицы:
заголовки и подзаголовки граф вводятся начиная с первой строки графы и обязательно центрируются;
текст вводится построчно;
допускается заголовки (подзаголовки) строк вводить курсивом, выделять жирным шрифтом;
текст форматируется по ширине (допускается использовать принудительный перенос), цифровые данные, как правило, выравниваются по правому полю графы;
для таблиц, оформляемых на страницах с ориентацией "книжная", допускается уменьшать размер шрифта до 12 пунктов.
2. При оформлении документа (за исключением правового акта) интервал от реквизита "Заголовок к тексту" до текста составляет 12 пунктов, от текста до реквизита "Подпись" - 30 пунктов.
При оформлении телеграммы интервал в реквизите "Адресат" от наименования организации, должности до фамилии составляет 24 пункта, от реквизита "Адресат" до текста и от текста до реквизита "Подпись" - 36 пунктов.
При оформлении нескольких грифов утверждения (или согласования) их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен располагаться так, чтобы не заходил за границы правового поля.
3. В шаблонах правовых актов, письма не допускается изменять следующие установки:
пропорции и размеры страницы;
режим разметки;
формат абзаца;
наименование шрифта и его размер;
параметры межстрочного интервала;
параметры автоматического переноса;
расположение реквизита "Заголовок к тексту" относительно верхнего и левого полей;
интервалы от реквизита "Заголовок к тексту" до текста, от текста до реквизита "Подпись", от текста "Приложение" до заголовка к приложению, от заголовка к разделу до текста раздела;
место нахождения реквизитов "Отметка об исполнителе", "Визы согласования документа" (на приложении к правовому акту) относительно левого поля.
При нумерации пунктов, подпунктов текста автоматическая нумерация не используется.
4. При вводе документа в соответствующем шаблоне выбирается необходимый текст, ненужные слова и скобки удаляются.
Нижняя граница реквизита "Отметка об исполнителе" совмещается с нижним полем последнего листа текста документа.
В заголовке к приложению ключевое слово (слова) вводится без пробелов между буквами, например: ПОЛОЖЕНИЕ, ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ, СОСТАВ, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, СТРУКТУРА и т.д.
Нижняя граница реквизита "Визы согласования документа" (на приложении к правовому акту) совмещается с нижним полем последнего листа текста документа.
В шаблоне приказа руководителя структурного подразделения мэрии размещен шаблон положения об отделе, который используется для ввода текста положения, но приказом не утверждается.
Структурная схема структурного подразделения мэрии оформляется с помощью объектов "Автофигуры" и "Надпись", которые находятся на панели инструментов "Рисование". Если в структуре подразделения мэрии предусмотрено только прямое подчинение подразделений, то в шаблоне из текста приложения удаляются условные обозначения.
5. В списке рассылки к правовому акту установлена автоматическая нумерация адресатов. Размер шрифта в списке рассылки допускается уменьшать до 12 пунктов.
Список рассылки с листом согласования выводится на оборотную сторону последнего листа текста документа. При большом количестве адресатов допускается список рассылки выводить на отдельный лист.
6. После ввода текста правового акта неиспользованные страницы шаблона удаляются. Для удаления страницы ориентации "альбомная" необходимо удалить текст страницы шаблона, затем изменить параметры страницы на ориентацию "книжная", после чего страница удаляется.
7. При отправлении электронного сообщения пересылается один документ, при необходимости пересылки нескольких документов (или документов, имеющих большой объем свыше 100 Кб), они подлежат обязательной упаковке в архив zip. Архивные файлы не должны быть самораспаковывающимися. Двойное архивирование не допускается.
При подготовке документов в электронном виде с использованием редактора WORD применяется сохранение и отправка в формате RTF (с расширением .rtf).
Примеры названия файла для пересылки электронным письмом:
letter.rtf;
svod.xls;
docum.rtf;
docum.zip.
Файлы не должны иметь пробелов и символов кириллицы в названии (при необходимости можно использовать подчерк.), количество символов в названии не должно превышать восьми (данное правило относится и к упакованным файлам). В архивах не допускается использование каталогов (директорий). Расширения файлов должны соответствовать их стандартному формату.
Приложение 11
к Инструкции по
делопроизводству в
мэрии Новосибирска
ОБРАЗЕЦ
ОФОРМЛЕНИЯ СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МЭРИИ
Наименование структурного УТВЕРЖДЕНА
подразделения мэрии (например: ___________________________________
департамент ...) (должность руководителя)
________________ __________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"_____" _______________ 200__ г.
Наименование структурного
подразделения (например:
управление ...)
Номенклатура дел составлена на основании Перечня типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.
Заведующий канцелярией личная подпись Инициалы, фамилия
